Hay muchas razones por las que es necesario hacer una factura de un local arrendado. Algunos propietarios de locales u oficinas consideran la posibilidad de arrendar dichas propiedades a emprendedores o empresas para que realicen sus negocios.
Sin embargo es posible que no tengan una idea clara de cómo hacer una factura en Excel para facturar dicha operación. Muchos propietarios también desconocen cuál es el modelo factura alquiler local, incluso si es necesario hacer una factura con IVA.
A continuación te hablaremos acerca de todo esto y te mostraremos la forma correcta de hacer una factura electrónica o manual fácilmente.
¿Por qué es necesaria una factura para arrendar un local de comercio?
En este artículo hablamos de
Con frecuencia los autónomos y empresas se preguntan sí es necesaria una factura para alquilar un local para negocio.
De hecho la factura es un requisito obligatorio debido a que el alquiler de locales es considerado como una prestación de servicios a efectos del IVA.
En consecuencia, si quieres arrendar un local es necesario darse de alta como arrendador. Para ello se debe rellenar el modelo 037 y también es necesario seleccionar el epígrafe 861 correspondiente al Impuesto sobre Actividades Profesionales.
En cualquier caso tampoco hay que olvidar que al arrendar un local a una empresa o autónomo, el local figurará como su domicilio fiscal.
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Tanto el proceso como el formato para facturar un local arrendado es el mismo que se realiza para una factura de venta o de prestación de otros servicios.
Por lo tanto, para hacer una factura de un local arrendado es importante incluir la siguiente información:
· Se requiere el número de la factura
· También deben agregarse los datos de la empresa o el autónomo
· La descripción detallada de la actividad
· Todas las retenciones por IRPF
El número de la factura
La factura alquiler local, como cualquier otro tipo de facturas, también debe incluir una numeración. De hecho, todas las facturas que se realicen deben tener una correlación y además no debe existir ningún tipo de salto.
Por ejemplo, tu primera factura de un local arrendado podría tener la siguiente numeración: A-2020/001 y para las posteriores facturas con retención IRPF continuar la numeración A-2020/002, A-2020/003 y así sucesivamente.
La información de la empresa o autónomo
Cuando el arrendatario es una empresa o un autónomo, la factura que se emite debe incluir su información correspondiente. En este caso los datos que deben aparecer en la factura de alquiler de un local son los siguientes:
- El nombre o la Razón Social de la Empresa
- También se debe agregar el Número de Identificación Fiscal (NIF)
- El tipo impositivo
- La dirección fiscal del local arrendado
La descripción del servicio u operación
Este tipo de factura requiere que se haga una descripción detallada del servicio o la operación. Esto significa que en la factura de local arrendado se tienen que detallar las características del local, incluyendo su dirección.
El tipo impositivo del IVA
Ahora bien, como se trata de una factura que involucra a una empresa o autónomo, dicha factura está sujeta al IVA. En este caso, el arrendamiento de un local se grava con el IVA al 21%.
Dicho impuesto debe aparecer claramente especificado en la factura para que no exista ningún tipo de confusión. No solo eso, también es necesario que se incluya la cuota tributaria del IVA.
Se trata de calcular el 21% sobre la base imponible de la factura del local arrendado. En otras palabras, debe figurar la cantidad del IVA que se agregue a la factura.
Por ejemplo, si el local arrendado tiene un precio de 1.000€, el cálculo del IVA se realizará de la siguiente manera: 21% sobre 1.000€, el resultado es 210€.
Las retenciones del IRPF
En este punto es importante aclarar que si se realiza la factura de un local arrendado como un particular y no como una empresa, entonces se tiene la obligación de agregar la retención del IRPF en dicha factura.
Por lo tanto, para este tipo de factura es esencial que se indique una retención de IRPF del 19% antes de impuestos. Considerando el ejemplo anterior, la forma de facturar esta operación es la siguiente:
La base imponible del arrendamiento es 1.000€ + IVA del 21% = 210€ (21% sobre 1.000€) – Retención del IRPF del 19% = -190€ (19% sobre 1.500€)
El importe total de la factura es = 1.020€ (1.000€ + 120€ – 190€)
Cabe mencionar que en caso de que se trate de un arrendamiento anual por debajo de los 900€, antes de impuestos claro, entonces no sería necesario que se aplique ningún tipo de retención.
Incluso tampoco será necesario aplicar una retención si se trate de un inmueble con características rústicas.
Las obligaciones fiscales
Como arrendador de un local y al haber imputado el IVA en las facturas que se realizan y se emiten a los arrendatarios, se está obligado a realizar el modelo 303 del IVA de forma trimestral ante la Agencia Tributaria.
No solo eso, cada año también se debe realizar la declaración anual e informativa del impuesto IVA, en este caso utilizando el modelo 390.
Por lo que respecta a las retenciones por IRPF, al haberlas realizado dentro de la factura, entonces no se quiere hacer ningún tipo de modelo impositivo.
En consecuencia, es en el arrendatario del local en quien recae la responsabilidad de llevar a cabo y presentar el modelo 115 cada trimestre, detallando todas las retenciones que se hayan realizado en nombre del arrendador.
Es importante que se conserven todas las correspondientes facturas de alquiler de un local que se emitan, al menos por un período de 5 años. Esto se hace con la intención de prever cualquier inspección que potencialmente desee realizar la Agencia Tributaria en un futuro.
Finalmente solo decir que en la actualidad es muy sencillo agilizar estos procedimientos ya que se pueden digitalizar facturas y agregar los datos de facturación fácilmente.
Esto se puede hacer casi de forma automática utilizando un software de facturación o incluso se puede utilizar una aplicación para hacer facturas gratis Android.
