Aunque gracias a la tecnología poco a poco la facturación de forma manual está siendo desplazada por las facturas electrónicas, aun son muchos los contribuyentes que emplean esta forma de facturación, si quieres saber cómo hacer una factura manual estas en el lugar correcto y evitarás acabando por generar una factura falsa sin querer. Si eres ciudadano de Méjico, te recomendamos que antes te leas nuestro artículo sobre cómo hacer una factura en el SAT.
¿Qué es una factura manual?
En este artículo hablamos de
Es una clase de factura en la cual la dosificación contiene una información específica pre impresa, para poder realizar este tipo de facturas se debe hacer la solicitud previamente y ser llevada a las imprentas autorizadas por la administración tributaria.
Este tipo de facturas contienen un tipo de plantilla impresa y posteriormente será rellenada a mano por el facturador al momento de realizar una transacción y prestar un servicio o como factura de venta.
¿Cómo hacer una factura Manual?
La opción más sencilla es mandar a hacer un talonario que puedas rellenar manualmente cuando realices una transacción, para ello debes contar con los siguientes datos para la imprenta.
Este modelo defactura debe contener en el encabezado los siguientes datos:
- Nombre y apellido o en su defecto la Razón social
- Domicilio fiscal del facturador: dependiendo del el tipo de actividad que realice puede considerar domicilio fiscal el lugar donde se realice la gestión administrativa y las actividades que desarrolla.
- identificación fiscal (NIF) o el Coste, seguro y flete (CIF).
- Estado como contribuyente: debes informar el tipo de contribuyente ya que esto determinara el formato de la factura (si la factura será tipo A, B, C)
- Si lo desea también puede contener datos de contacto como número telefónico o correo electrónico.
El resto de la factura contiene apartados que deben ser llenados con la información del cliente, los apartados son los siguientes:
- Número de factura: es una numeración que nos permite identificar cada factura perteneciente a una serie o talonario, esta numeración es de manera consecutiva. Si no se realiza de esta forma no será aceptada por Hacienda. (este apartado puede ser llenado por la imprenta o puedes hacerlo de forma manual, siempre y cuando no olvides respetar la consecución de los números)
- Fecha de emisión: Día, mes y año en el que se emite esa factura. Se debe mantener un orden, una factura no puede tener una fecha posterior a la factura siguiente (si la factura 001 tiene fecha 02/10/2018 y la 002 tiene fecha 03/11/2018 fue realizado correctamente)
- Nombre o Razón Social: debe ser llenadocon el nombre y apellido del cliente.
- Número de identificación: ingresar los números fiscales el (NIF) o el (CIF).
- Domicilio fiscal: Dirección del cliente
- Concepto o descripción: aquí se describe el servicio o el producto entregado, dependiendo del tipo de factura encontraremos un apartado de “cantidad”, “precio unitario” y “precio total”, este caso es usualmente para la venta de productos.
- Base imponible: es el monto a cancelar antes de calcular los impuestos.
- Determinar el tipo impositivo de IVA, su porcentaje varia si es normal, reducido o super reducido.
- El IRPF, esto en caso de que proceda.
- Total a pagar, este se calcula la base imponible y sumándole el porcentaje de IVA de dicha base y restando el IRPF en caso de ser necesario.
- Forma de pago: cómo se va a cobrar el monto de la factura y las modalidades disponibles.
Al redactar los datos del cliente y la información respecto al servicio de comprar y venta se debe tener sumo cuidado y evitar errores tanto en la transcripción como en los cálculos, ya que al presentarse un error se debe proceder a la realización de una factura rectificativa.
Si no quieres optar por mandar a imprimir un talonario puedes recurrir a realizar el total de la factura a mano, es un proceso aún más delicado pues existen mayores riesgos de cometer un error, pero de igual manera estás en tu derecho de usar este método y es igualmente valido, siempre y cuando contenga todos los datos exigidos por la normativa.
De igual manera te aconsejo que pienses en la opción de hacer una factura digital o una factura online, son métodos más rápidos y el riesgo de error es menor, ahorras coste en papel y en la actualidad son muchas los empresarios que están recurriendo a esta forma de facturación manual.
Cómo hacer una factura a mano
En la actualidad la mayoría de los contribuyentes optan por realizar su facturación empleando los medios electrónicos que tienen a la mano o recurriendo a gestores que sin duda alguna se mantienen al día con los métodos más simplificados para el pago de tributos, sin embargo aun se encuentran algunos que realizan su facturación a mano.
¿Por qué realizar la facturación a mano?
Son pocas las personas que recurren a este método y esto se debe a que la facturación con medios electrónicos no les genera confianza y se cree que la información puede perderse más fácilmente que contando con un aval digital.
Esta forma de pensar puede ser por falta de conocimiento, hoy en día contamos con nubes que nos permiten almacenar la información en la web permitiendo que se conserve hasta la eternidad, por decirlo de alguna manera y el riesgo de perder la información de nuestro computador ya quedo en el pasado, pues gracias a las nubes podemos acceder a dicha información desde cualquier computador con acceso a internet.
De igual manera si es tu primera vez y quieres optar por esta forma de facturación debe hacerlo de la siguiente manera.
¿Es válido realizar una factura a mano?
Completamente, este tipo de práctica está acreditada por la agencia tributaria, así que si optas por realizar tus facturas a mano, estas son completamente legal siempre y cuando cumplan con la normativa y conténganlos datos mínimos establecidos por la ley.
¿Cómo hacer una factura a mano?
Quedando claro que es válido que realices tu factura a mano empecemos. Lo primero que debes hacer es definir cuáles son los datos que deben estar de forma obligatoria en tu factura.
En la parte superior de tu factura debes ubicar estos datos:
- Numero de factura, deberás iniciar con el numero uno y proseguir la secuencia con el resto de las facturas, ejemplo: 001, 002…
- En la parte superior debes indicar el tipo de documento, en este caso “Factura”.
- Fecha de emisión, usualmente se ubica en la parte superior derecha de la hoja encima o debajo del numero de factura.
- Datos del facturador, nombre y apellido o de la razón social, el NIF o CIF, dirección fiscal y si gustas datos de contacto, esto debes organizarlo de la forma más ordenada posible y dejando espacio suficiente entre cada información.
Ahora procede a escribir los datos del cliente, puedes ubicar esta información debajo de los datos del facturador:
- Datos del cliente como Nombre y apellido o razón social, domicilio fiscal, NIF o CIF, si lo deseas información de contacto, en este caso debes escribir un ítem con la información que te he mencionado y proceder a llenarlo con la información del cliente.
- Debes agregar la forma de pago, en caso de transferencia adicionar el número de cuenta.
- Ahora debes agregar el concepto, si lo que ofreces es un servicio debes designar un espacio donde describirás el tipo de servicio, si es un producto adicionalmente debes delimitar un espacio, usualmente al lado izquierdo del concepto, donde escribirás la cantidad de cada producto adquirido por el comprador, en la misma línea horizontal a la derecha del concepto asigna un espacio para escribir el precio unitario del producto y a su lado el total pagado por cada producto diferente.
- En la parte inferior debes ubicar la base imponible, que seria la sumatoria del costo de todos los productos o servicios prestados.
- En la parte inferior deberás ubicar el porcentaje de IRPF en caso de ser autónomo, de lo contrario no es necesario. Y te ahorras este paso.
- Luego corresponde el porcentaje de IVA que dependerá del producto o servicio que ofreces.
- Una vez calculados estos montos solo debes agregar el importe o total a pagar, que será la sumatoria de la base imponible mas el IVA en caso de que el IRPF no aplique, en cado contrario será la base imponible menos el IRPF mas el IVA.
Es importante que toda la información que plasmes sea completamente legible, sin errores, tachaduras o enmendadura, en caso contrario este documento perderá validez.
Adicionalmente debes asegurarte de conservar una copia de dicho documento y que lleve la firma de recibido por parte del cliente.
