Como autónomo o empresario tendrás que hacer, a lo largo de tu trayectoria profesional, facturas proforma y presupuestos, por lo que conviene que sepas cómo hacer una factura proforma y saber diferenciarla de un presupuesto.
Si te preguntas por las diferencias entre una factura, una factura proforma y un presupuesto, sigue leyendo porque te vamos a dar todas las claves para que crear una factura proforma para autónomos. Si quieres hacerla más rápida, te recomendamos que leas nuestro artículo sobre cómo hacer una factura automática en excel.
Una factura proforma no es una factura comercial. Este es un documento que especifica los detalles de una futura factura final. Mediante la factura pro forma, el vendedor se compromete a suministrar los bienes o servicios especificados a un precio fijo. No sería necesario hacer una factura rectificativa, si al final se va a facturar una cantidad diferente.
¿Qué es una factura proforma?
En este artículo hablamos de
Una factura proforma es un documento (factura provisional) que solicita el cliente en el que se incluyen los detalles del servicio o producto que pretende contratar o adquirir. Suelen servirle al cliente potencial para acceder a un crédito/financiación o subvención y no comprometen ni a la compra del producto ni a la realización del servicio. Una vez hayan hecho la compra, si que puede realizar una factura paso a paso.
La factura proforma es un documento informativo comercial que no estamos obligado a emitir, no tienen valor contable ni fiscal y la Agencia Tributaria no lo consideran un documento válido.
¿En qué se diferencia una factura proforma de un presupuesto?
En muchas ocasiones presupuesto y factura proforma se confunden aunque la finalidad de cada uno de ellos sea diferente. Cuando un cliente llega a nosotros por primera vez nos pedirá un presupuesto, en él le especificaremos los precios del producto o servicio que nos solicite y, con toda seguridad, deberemos competir con otros que ha solicitado. Por tanto, nuestro objetivo con el presupuesto es convencer al cliente de que nos elija.
Cuando pasamos esta fase y el cliente selecciona nuestra opción, puede que nos pida una factura proforma. En ella detallaremos ya el número de unidades del producto o el desglose de los servicios, precio y coste total.
Tras esto, con toda probabilidad, realizarás la venta o el proyecto y crearás la correspondiente factura cuando realices el cobro. Básicamente este sería el procedimiento.
¿Qué datos hay que incluir en una factura proforma?
Existen varias diferencias entre una factura proforma y una factura, te proponemos que visites este enlace para saber cómo hacer una factura y cobrar el importe de la misma. Mientras tanto, estos son los puntos clave que debes incluir en un modelo básico de factura proforma.
- Debe poner claramente que es una FACTURA PROFORMA.
- Debe tener la fecha de emisión y, opcionalmente, la fecha de validez de esa propuesta comercial.
- Incluye los datos del emisor, ya sea autónomo o empresa, y los datos del potencial cliente (nombre y apellidos, domicilio, CIF, NIF, teléfono o correo electrónico…).
- Debe describir con detalle los productos y servicios que se ofrecen, precio de unidad e importe total con IVA y el IRPF si corresponde.
- Lleva una numeración distinta a la facturación ordinaria.
¿Tiene validez legal una factura proforma?
La factura proforma no tiene validez legal ante la Agencia Tributaria. Como hemos comentado, una factura proforma es una especie de ‘presupuesto detallado’ que tiene como fin convertirse en una factura a todos los efectos. Será está factura final la que tenga la validez necesaria ante la Agencia Tributaria.
En ningún caso en Hacienda van a aceptar una factura proforma como justificante de un pago realizado por un producto o servicio por lo que es obligatorio realizar una factura aunque hayamos creado una factura proforma anteriormente.
¿Dónde descargo facturas proforma gratis?
Podemos hacer facturas proforma en distintos formatos, siempre trataremos que sean digitales para poderlos imprimir, buscar y archivar de forma sencilla.
Ya os hemos hablado de cómo hacer una factura en Word o en Excel, usando un programa de facturación (ya sabéis que son de pago) o pidiéndole a vuestro asesor fiscal que os la haga, en cualquieras de los casos podemos hacer también facturas proforma para nuestro negocio.
Tanto Microsoft Word como Excel poseen plantillas muy sencillas e intuitivas que nos van a ayudar a realizar esta factura proforma con los elementos necesarios para que tengan validez. Nosotros te facilitamos dos de ellas, con la posibilidad de hacerla en inglés para envíos de facturas proforma al extranjero.
- Puedes descargar aquí una plantilla de factura proforma para Excel con los conceptos en español.
