Conocer la diferencia entre un albarán, una factura y una factura simplificada, requiere entender en qué casos se aplica cada documento. Lo anterior es importante independientemente de los tipos de facturas.
Además y especialmente para los principiantes, diferencias estos documentos puede ser vital para evitar cometer errores. En consecuencia, a continuación te hablaremos un poco más a profundidad sobre el albarán, la factura y la factura simplificada.
¿En qué consiste un albarán?
En este artículo hablamos de
El albarán es básicamente un documento mercantil que se utiliza para acreditar la entrega de la mercancía o pedido. Lo interesante de este documento, es que cuando se entrega, quien recibe la mercancía debe firmar el albarán.
De esta manera hace constar que ciertamente ha recibido una compra de forma correcta. Sin embargo, ¿Es esta toda la utilidad del albarán?, ¿En qué otros casos se utiliza?
La utilidad del albarán
Dentro del propio acto de compraventa, el albarán es un documento que permite comprobar que efectivamente la mercancía fue entregada. No obstante y a diferencia de las facturas, su uso en realidad no es obligatorio.
A pesar de esto, es altamente recomendable utilizarlo debido a que es prueba documental de la entrega y recepción sin problemas de la mercancía. Por lo anterior, es normal que se acostumbre entregar una copia del albarán al comprador.
De esta manera el comprador puede firmarlo y con ello se justifica la entrega. Ahora bien, lo usual es que el comprador se quede con el albarán original, ya que de esta forma el vendedor podrá facturar el pedido posteriormente.
Otro aspecto interesante del albarán es que tiene mucha utilidad para los transportistas o empresas repartidoras.
Es decir, una vez que el albarán es firmado por el receptor, dichas empresas no son responsables de posibles incidencias futuras o de cualquier reclamo. Por lo tanto, la recomendación en estos casos es siempre comprobar toda la mercancía antes de firmar el albarán.
Evidentemente, la principal diferencia entre el albarán y la factura, es que el primero no tiene funciones tributarias. Además, tampoco es necesaria su emisión en una operación comercial. La factura por el contrario, si lo es.
¿Qué datos incluye un albarán?
Para que un albarán se considere como tal, debe incluir cierta información, entre ellas se encuentran:
- El lugar y la fecha en que se emite el albarán.
- También debe incluir el número o código del documento.
- Por supuesto debe tener los datos del comprador y también del vendedor.
- Debe incluir la fecha y el lugar de la entrega.
- La firma, así como el sello del receptor y también la descripción de la mercancía.
¿Qué es una factura?
Ahora que hemos visto lo qué es un albarán, vamos entendiendo un poco más las diferencias entre estos documentos. En el caso de la factura, este es un documento que tiene un carácter comercial.
Es decir, la factura es un documento que indica la compraventa de un bien o de un servicio. Desde esta definición ya podemos notar claramente la diferencia de la factura con el albarán.
Es decir, mientras que uno refleja una operación de compraventa, el otro simplemente acredita la entrega de la mercancía. Además, en la factura, sea del tipo que sea, normalmente se incluye toda la información relacionada con la transacción.
En términos generales podemos decir que la factura es la acreditación de la transferencia de un servicio o producto luego de su compra.
¿Quiénes emiten facturas?
En el caso de las facturas, cualquier empresario o autónomo, está obligado por ley, a emitir facturas respecto a la venta de bienes o servicios. Igualmente deben hacer facturas cuando se trate de una factura anticipo, con excepción de facturas intracomunitarias de productos exentos.
Bajo que supuestos se emiten facturas
No obstante lo anterior, hay determinados supuestos por los que autónomos y empresarios están obligados a emitir facturas. Por ejemplo:
- Cuando se trate de la exportación de mercancía que esté exenta del IVA, a no ser que se trate de tiendas libres de impuestos.
- También cuando el cliente sea en realidad otro autónomo o empresario.
- Asimismo, si el cliente, es decir, un particular, requiere que se facture la operación con fines tributarios.
- Del mismo modo, cuando el cliente sea un organismo público o una persona jurídica. Es decir, que no sea un autónomo o un empresario.
- Se requerirá facturar cuando se trate de ventas que se lleven a cabo a distancia y que estén sujetas a tipos de impuestos especiales.
Pero en este caso en particular, quien emite la factura siempre guarda una copia y entrega otra copia a su cliente. Es decir, no se entrega la factura original.
Diferencias con la factura simplificada
En realidad una factura simplificada no tiene nada que ver con un albarán. Sin embargo es importante conocer lo qué es y en qué casos se utiliza para evitar cualquier confusión.
Básicamente una factura simplificada es un documento que surge como sustituto de los tickets. En otras palabras, es una factura que igualmente tiene validez en la contabilidad de los negocios y que además sirve como gasto deducible para el empresario o autónomo.
Pero a diferencia del albarán que se utiliza para acreditar la entrega de un pedido, una factura simplificada solo puede usarse en determinadas circunstancias.
Es decir, las condiciones que deben cumplirse en las transacciones comerciales para emitir una factura simplificada son las siguientes:
- Por un lado, el importe máximo de dicha factura no puede superar los 400€, incluyendo el IVA.
- Además, en determinadas circunstancias, esta cantidad máxima puede incluso alcanzar los 3.000€ incluyendo el IVA.
¿Cuándo y quienes la utilizan?
La facturación simplificada en realidad facilita la emisión de facturas tanto a profesionales como a empresarios. Particularmente en aquellas actividades destinadas al servicio rápido y en donde por lo general son los particulares quienes solicitan dichos servicios.
En estos casos basta simplemente con emitir la misma factura especificando solo el NIF y el domicilio del cliente. Por lo tanto es válido decir que las facturas simplificadas agilizan la facturación de la actividad comercial.
Al mismo tiempo reducen los esfuerzos de gestión en la contabilidad, principalmente porque la información requerida en este tipo de factura es mínima.
