💻 Cómo hacer una factura en excel - Cómo hacer una factura

Hacer una factura es condición indispensable para que autónomos y Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) puedan cobrar sus trabajos. En esta web te enseñamos a hacer una factura bien. Esta tarea puede resultar sencilla y rápida si conocemos los programas que nos pueden facilitar la labor, en este caso el Excel.

Si no podemos permitirnos tener un programa de facturación, podemos valernos de herramientas gratuitas que tenemos en nuestro ordenador y que permiten la creación de factura. Hoy vamos a explicaros cómo hacer una factura en Excel fácilmente. Incluso si necesitas hacer una factura fiscal.

como hacer una plantilla de factura en excel

Puede hacer fácilmente sus facturas con la hoja de cálculo de Excel, no necesita otros programas caros o difíciles de manejar para crear unas cuantas facturas al mes. También es útil si necesitas hacer una factura proforma.

¿Qué es el programa Excel y cómo hacer plantillas de facturas?

En este artículo hablamos de

Es posible que no hayas utilizado Excel nunca pese a que forma parte del paquete Office (donde se incluye Word, PowerPoint, Access, Outlook…) que tienes instalado en tu ordenador pero desde hoy va a ser el mejor aliado para organizar la facturación de nuestro negocio.

como hacer una factura en excel 2007 paso a paso

El Excel es un programa que permite crear hojas de cálculo que nos ayudarán a desarrollar trabajos de contabilidad y finanzas, vas a encontrar Excel en la carpeta donde tengas instalado el Office y lo reconocerás porque tiene como icono una X de color verde. Con estas primeras nociones, arranquemos a crear nuestra primera factura.

¿Cómo creo una factura usando Excel?

Si tienes un negocio en el que emites un pequeño número de facturas mensuales, te recomendamos que utilices Excel o Word para crearlas ya que invertir en un programa de contabilidad, además del coste que tiene, se hace totalmente innecesario. Muy distinto sería si tu facturación fuese muy voluminosa, entonces sí que convendría tener este tipo de programas contables que nos automatizan mucho el trabajo.

Para crear una factura usando Excel existen tres posibles:

Usar una plantilla (recomendado).
Crearla tú mismo con las características que desees (laboriosa).
Usando el apartado combinar correspondencia de Word que nos enlaza con los datos de facturación de Excel (útil pero compleja).

De las tres que hemos visto, hoy vamos a utilizar la que es más rápida y sencilla: usar una plantilla de Excel para crear una factura. Con esto nos aseguramos que no falten campos y que tengamos los datos básicos para que nuestra factura sea válida.

Así se crea una factura usando una plantilla de Excel

Abre un documento (hoja/libro) de Excel.
Elige en Archivo-Nuevo y te saldrán varias plantillas que puedes seleccionar. Elige que la necesites y mejor se adapte a lo que quieres hacer. Si no encuentras la que necesitas, pincha en este enlace y accede a plantillas de facturas gratuitas para Excel.
Una vez seleccionada la plantilla de facturación de Excel que se adapta a nuestro negocio, comenzaremos a rellenar los campos que se nos piden: logotipo (si es que hubiese); nombre de la compañía y datos como domicilio fiscal, teléfono…; número de factura y fecha de emisión; identificación o datos del cliente y nuestros; razón de la facturación; descripción del servicio o producto, cantidad, precio e importe; tipo impositivo (revisa bien el IVA/IRPS que incluyes ya que esta hoja sumará automáticamente lo que metas en la casilla de importe y aplicará el impuesto que le indiques); y demás datos.
Ten cuidado de no borrar las fórmulas que aparecen en ciertas casillas de la factura. Las encontrarás en la parte superior del documento en un cuadro con el símbolo fx. Si lo haces tendrás que meterlas a mano y si no conoces las fórmulas de Excel, puedes cometer errores.
Comprueba, calculadora en mano, que esa primera factura, que servirá de base para las siguientes, realiza correctamente la suma.
Si está todo correcto haz click en Archivo y aquí en Guardar. Recuerda que siempre debes cambiar la fecha y el número de factura y que deben ser correlativos.
Si vas a enviar la factura por correo electrónico, recuerda que deberás guardarla en formato PDF.

¿Cómo hacer facturas en Excel en MAC?

Siendo sinceros, no existen grandes diferencias entre la creación de facturas usando Excel en un PC o en un MAC. AL final muchos usuarios de MAC optan por instalar el paquete Office ya que Excel y Word son más completos para ciertas operaciones, como facturar, que MAC.

Si bien es cierto que MAC viene con dos programas PAGES (parecido a Word con plantillas que tendrás que editar como hemos explicado anteriormente) y NUMBER (parecido a una hoja de cálculo de Excel y que igualmente podremos modificar con los datos de nuestra empresa, clientes y demás).

¿Qué tipos de modelos de facturas hay en Excel?

Existen muchas plantillas de facturas de Excel que podemos descargar y muchas páginas en las que se ofrecen las mismas de forma gratuita. Existen desde plantillas muy sencillas hasta aquellas que son más sofisticadas y personalizadas, ambas nos van a hacer el mismo servicio, del usuario dependerá elegir una u otra.

Además hay plantillas gratuitas de facturas en excel, la inmensa mayoría, y algunas de pago que vienen en paquetes de varias y puede merecer la pena hacer la inversión.

Cómo hacer una factura en excel paso a paso

Excel es una excelente herramienta que integran muchos recursos para distintos sectores laborares, en el se pueden configurar una gran variedad de bases de datos y se pueden diseñar programas que realicen nuestros cálculos de forma automática al momento de ingresar información.

Adicionalmente trae consigo una serie de plantillas de facturas prediseñadas en excel que podemos emplear en diversas áreas, una de ellas es la facturación. Excel cuenta con diversas plantillas que puedes modificar de acuerdo a tu empresa y a tu gusto y aquí te mostraremos como hacer una factura en excel paso a paso.

Paso 1: Acceder al entorno de Excel

Yo dispongo de la versión de Microsoft Office 2010, pero sin importar si cuentas con la misma versión ¡perfecto!, en caso contrario si cuentas con una versión superior, son pocas las modificaciones en este aspecto y el método para acceder es el mismo, así que ingresa en tu menú, busca la carpeta de office e ingresa al icono de Excel.

Paso 2: Busca las plantillas disponibles de factura

Una vez que ingreses debe aparecer automáticamente la ventana en cual seleccionas si quieres tu hoja en blanco o quieres usar alguna plantilla prediseñada, si esto no sucede, entonces selecciona el icono del menú ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla y selecciona la pestaña de nuevo, en este momento aparecerá la ventana antes mencionada.

Puedes buscar en el listado ubicado a la izquierda de la ventana la palabra “facturas” o puedes filtrarlo directamente escribiendo la palabra “facturas” (sin comillas) en la barra de búsqueda. Aquí se desplegara las plantillas de facturas disponibles para tu versión de Excel.

Paso 3: Escoge el diseño de factura que este más acorde con las necesidades de tu negocio

Esta herramienta te mostrara diferentes tipos de factura, identificando cada una de ellas, selecciona aquella que este acorde con las necesidades y características de tu negocio. Haz clic sobre el diseño que seleccionaste y posteriormente haz clic en la opción “Crear”.

Paso 4: Editar la información de la plantilla

Después de seleccionar la opción “crear” en tu hoja se desplegará el formato seleccionado, en este se encuentra todos los datos que debes ingresar sobre tu negocio. Ubica en la parte inferior de la hoja la opción “configuración de empresa” aquí deberás agregar todos los datos concernientes a tu negocio, estos automáticamente se verán reflejado en la factura.

Paso 5: Ingresar el logotipo de la empresa

Para agregar el logotipo de tu empresa ubícate en el espacio diseñado para él y haz clic derecho sobre la opción “reemplazar con logotipo”, posteriormente selecciona la pestaña “remplazar imagen”. Se abrirá la venta que te permitirá acceder a los archivos de la computadora, ubica la imagen donde la tengas almacenada, selecciona y listo.

Paso 6: Cambia el formato de la moneda

La plantilla de factura en excel viene seleccionada automáticamente la opción de Euros, si es la moneda que manejas no es necesario que realices ningún cambio, en caso contrario ubícate en el grupo “Número”, ubicada en la cuarta sección del bloque “Inicio” de la barra de tareas.

Selecciona el icono de monedas, haz clic en la pestaña más formatos de contabilidad, en la barra de “Símbolo” ubica la moneda correspondiente a tu país o aquella con la que estas comercializando. Para que estos cambios se apliquen debes ubicarte o seleccionar cada celda donde requieras realizar la modificación.

Para realizar las modificaciones restantes de la factura en excel (información del cliente, producto o servicios prestados, costos, etc.) solo debes ubicarte en cada celda y guardar los cambios realizados.

Nota: si deseas tener una copia de cada una de las facturas que vayas a realizar, te aconsejo que una vez guardado el formato, realices una copia del mismo y lo identifique de modo que sepas que es la plantilla de factura en excel original, luego cuando requieras crear nuevas facturas usas la plantilla, le das clic a la opción del menú principal “Guardar como” y la guardas con su nombre o numeración respectiva.