Una factura electrónica, o factura digital, es un documento que describe el precio final de los servicios y detalla los impuestos aplicables a pagar. Sustituye, de conformidad con las disposiciones legales aplicables, a las facturas tradicionales en papel y garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Si necesitas corregir los datos de una factura digital ya entregada, te recomendamos que visites nuestro artículo sobre cómo hacer una factura rectificativa.
La factura electrónica es, por tanto, la versión digital de las facturas tradicionales en papel y es jurídica y funcionalmente equivalente a las otras. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse electrónica o digitalmente.
Para que la factura electrónica sea legalmente válida, debe ser firmada electrónicamente. En este artículo vamos a saber cómo hacer una factura electrónica.Cómo hacer una factura electrónica de forma fácilLa factura electrónica es la forma más rápida, económica y sencilla de facturar a nuestros clientes o a la Administración Pública. Para saber cómo hacer una factura electrónica de forma fácil vamos a tratar los puntos más importantes que hay que conocer para no equivocarnos. Un método de hacerla es realizar la factura de forma fácil con word.
¿A qué llamamos factura electrónica?
En este artículo hablamos de
Una factura electrónica, como su propio nombre indica, es aquella que se crea y envía a través de un medio telemático, por ejemplo el correo electrónico, con el consentimiento del emisor y del receptor mientras que la tradicional en papel se envía mediante correos, mensajería o entrega en mano.
Lo que hay que tener claro que la factura electrónica tiene la misma validez que la factura en papel y que, por tanto, debe contener los mismos campos que ésta última. Si quieres saber cómo hacer una factura y lo que debes incluir en ella, pincha en este enlace.
Hay que saber que la Administración Pública en España, desde el 15 de enero de 2015, sólo acepta facturas electrónicas y que desde el 1 de julio de 2018 es obligatorio que las subcontratas emitan facturas electrónicas a los contratistas principales.
Una factura electrónica es un documento tributario que es el equivalente a la factura realizada en papel, y tiene la misma validez legal. La factura electrónica debe cumplir con algunos requisitos, como son:
- Sea netamente un documento electrónico.
- Debe llevar firma electrónica avanzada en certificado reconocido.
- Se trasmite de manera telemática de un ordenador a otro, con el consentimiento de ambas partes.
- Debe llevar todos los requisitos exigidos por el organismo regente, para que esta factura sea considerada como un documento válido, son exactamente los mismos que los de una factura en papel.
Tomando en consideración los requisitos podemos encontrar una variedad de formatos de facturas electrónicas, desde ficheros PDF firmados o imágenes firmadas, hasta los formatos basados en XML, que son muy versátiles.
¿Qué necesito para hacer una factura electrónica?
Para hacer una factura electrónica es necesario tener un ordenador y hay tres maneras de crear una factura electrónica:
- Usando un programa de los que tenemos en nuestro ordenador, Word o Excel, por ejemplo.
- Contratando a una empresa, por ejemplo una gestoría, o a un tercero que nos genere y conserve esa factura electrónica.
- Que el propio destinatario genere su factura, realizando lo que se conoce como autofacturación.
- Tener una firma/certificado digital válido ya que en la facturación a la Administración, por ejemplo, es obligatorio. Aquí puedes saber cómo conseguir el tuyo de forma fácil y rápida.
¿Qué debe cumplir una factura electrónica para ser válida en España?
- Tener el consentimiento del destinatario: dependiendo del receptor de la factura, y por norma general, el consentimiento no debe ser expreso, puede ser implícito o tácito por la aceptación de contratos, acciones, condiciones… Para saber lo que dice la ley, pulsa aquí y descarga el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre.
- Debe ser legible. Es una obviedad pero la legislación lo marca como requisito. De todos modos no es algo de lo que debamos preocuparnos porque el programa o servicio online que utilicemos nos dará este requisito.
- Que el origen de la factura sea auténtico. Debemos garantizar que el emisor y el receptor de las facturas son quienes dicen ser.
- Que la factura no ha sido modificada. Debemos garantizar la integridad del contenido de la factura, teniendo en cuenta que el origen y la integridad de la factura se pueden justificar mediante la firma/certificado electrónico.
¿Necesito obligatoriamente que mis facturas electrónicas tengan firma electrónica?
No. Pero es recomendable ya que de esta forma tan sencilla garantizamos la validez del origen de la facturación y la integridad de la misma. De no usar este método, debemos realizar controles de gestión que ayuden a seguir los datos que se acreditan en la misma y la prestación de los servicios, intercambio electrónico de datos (EDI) o utilizar los medios que acepta la Agencia Tributaria (AEAT).
¿En qué formato emito mi factura electrónica?
Hay que tener claro que existen dos tipos de facturas electrónicas, con formato no estructurado y estructurado. En ambos casos podremos enviarlas a través de internet con la salvedad de que aquellas con formato estructurado podrán ser automatizadas por el receptor, lo que facilita su gestión, y las no estructuradas no facilitan ese proceso.
Facturas electrónicas con formato no estructurado
Son aquellas que tienen formato de imagen. Por ejemplo las que están en formato PDF o aquellas que están escaneadas. Este tipo de facturas hacen que el receptor tenga que meter ‘a mano’ los datos en su ordenador y no pueda hacerlo de forma automática, lo que es bastante laborioso. Este tipo de facturas son adecuadas para particulares, pequeñas empresas o autónomos, cuyo objetivo es sólo almacenar esa factura electrónica.
Facturas electrónicas con formato estructurado
Este tipo de facturas lo que tienen son datos y pueden crearse de forma automática por los programas de facturación del emisor de la factura y al llegar al receptor, sus programas de contabilidad y de pago pueden automatizar los mismos, consiguiendo que el proceso sea más rápido. Normalmente usan el formato XML (Facturae usado por las Administraciones Públicas y del que puedes conocer todos los pormenores pinchando aquí), o EDIFACT que es utilizado por empresas para automatizar los procesos.
En cualquier caso, si vas a tener que realizar facturas electrónicas, te recomendamos que utilices un programa de gestión para obtener facturas electrónicas con formato estructurado y que sea más sencillo tanto para ti como para el receptor su manejo.
¿Qué obligaciones tienen emisores y receptores de una factura electrónica?
Desde el momento en que emitimos una factura electrónica debemos saber que es nuestra obligación garantizar el acceso a las mismas (lectura, búsqueda, impresión, descarga…) si se nos solicita, conservar los datos de la factura y contabilizarla.
Por su parte, el receptor de esa factura debe recibir la factura y asegurarse de que los datos son correctos, conservarla en el formato original en el que la recibió y garantizar que se pueda acceder a ella en los mismo términos que el emisor.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?
- Ahorro de papel, tinta y dinero del envío.
- Rapidez en la gestión de las facturas que están automatizadas consiguiendo eficiencia.
- Seguridad. Ya que la falsificación/modificación de una factura electrónica es muy difícil.
- Almacenamiento efectivo. Archivar las facturas electrónicas no requiere un espacio físico que podremos destinar a otra cosa.
- Menos fallos. Al ser un proceso mecánico, evitamos errores humanos y mejoramos la gestión de la empresa.
- Rapidez de búsqueda. Con hacer una sencilla búsqueda en el ordenador, podremos dar con esa factura que estábamos buscando o que nos han reclamado.
Cómo hacer una factura online
Si estas cansado de realizar facturas con métodos anticuados como Word y Excel, te comentamos que existe una manera de hacerlas de forma rápida, sencilla y sin riesgo a perderlas. ¿Cómo? Creando tus facturas online. Si quieres saber más sobre el tema, aquí te daremos la información necesaria para que actualices tu método de facturación y aprendas cómo hacer una factura online. Estas son especialmente útiles si necesitas hacer una factura de anticipo.
¿Qué es una factura online?
Es una factura generada por una herramienta online la cual te ayuda a crear todo tipo de facturas e incluso manejar otros datos como presupuestos, clientes, gastos, catalogo de productos y servicios.
Son módulos que si tú los deseas te pueden facilitar la gestión de tu negocio, este tipo de herramientas te facilitan distintos de plantillas y te dan la opción de personalizarla según tus necesidades.
Una factura es la prueba fiscal de la entrega de un producto o servicio, que afecta al contribuyente emisor (el vendedor) y al contribuyente receptor (el comprador). Tradicionalmente, se trata de un documento en papel, cuyo original debe ser presentado por el receptor de la factura. Normalmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se emite.
La factura electrónica es el equivalente digital y la evolución lógica de la factura tradicional en papel. Por otro lado, los soportes informáticos se utilizan para su almacenamiento en lugar de un soporte físico como el papel.
En los países donde la legislación lo permite, la validez de una factura electrónica es exactamente la misma que la de una factura tradicional en papel y, gracias a la firma digital incluida, se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, lo que significa que se trata de un documento considerado legalmente vinculante y que no necesita más pruebas o confirmación que su propia existencia.
¿Cómo hacer una factura online?
Lo primero que debes hacer es escoger la plataforma en la cual vas a crear tus facturas, en la web encontraras muchas páginas que te permiten realizar esta gestión de forma gratuita ofreciendo cientos de plantillas que puedes personalizar y adecuar a tu negocio.
También puedes encontrar páginas que te ofrecen un servicio más completo en las cuales requieres pagar una suscripción, sin embargo ofrecen un mes de prueba lo cual te permitirá decidir si vale la pena usar su servicio.
Cuando ingresas algunas páginas solo piden los datos requeridos para la creación de la factura y otras te piden crear una cuenta de usuario antes de realizar tu factura (estas son la mejor opción pues te permiten almacenar información en su plataforma y compartirla por diversas redes sociales o algún servicios de mensajería)
Una vez que ingresas a la página elegida, puedes escoger entre los distintos tipos de plantillas de facturas, ingresar los datos que te solicitan (datos del facturador, cliente, fecha, producto, numero de factura…) dependiendo del tipo de factura puedes ingresar un logo que represente tu negocio.
Posteriormente debes ingresar el producto que estas facturando y el porcentaje del IVA, estas plataformas te permiten ingresar la cantidad de productos que desees y definir el tipo de moneda que vas a manejar.
Luego puedes optar por guardar, imprimir o enviar a través de correo electrónico.
Ventajas de crear facturas online
- Te permite ahorrar tiempo y mostrar una imagen más profesional.
- Puedes conservar la información en una nube, de esta forma no hay riesgo de pérdida.
- Puedes llevarla a donde quieras y acceder a ella a través de tu móvil u otro dispositivo electrónico portátil.
- Te permite guardar tus facturas en el formato de tu conveniencia.
- Puedes compartir y enviar a tus clientes de forma rápida
- Algunas plataformas te permiten generar facturas de distintos tipos.
¿Qué plataforma usar para hacer una factura online?
Personalmente estuve visitando algunas páginas web enfocadas en la creación de facturas, a mi parecer Invoicehome, es una herramienta sencilla de usar, te permite manejar formatos como Factura, Factura de impuestos, Factura proforma, Recibo, Recibo de la venta, Oferta, Cotización, Abono y Pedido. Ofrece una gran variedad de plantillas y es gratuito.
Como hacer una factura electrónica gratis
Hoy en día encontramos en el internet una serie de formatos que brindan la oportunidad de saber cómo hacer una factura electrónica gratis. Su realización es sencilla y segura siempre y cuando se cumpla con los pasos de seguridad y llenar todos los datos solicitado en el formato correctamente.
Quien puede emitir una factura electrónica gratis
La mayoría de los programas para realizar facturas electrónicas gratis están dirigidos especialmente a autónomos, emprendedores y pequeñas empresas que requieren generar facturas para sus clientes.
Beneficios de una factura electrónica gratuita
- Ahorra tiempo.
- Ahorro en gastos de papel y almacenamiento
- Menos trámites burocráticos
- Acorta el período de cobro.
Pasos para realizar una factura electrónica gratis
A continuación, se describen los pasos generales que te solicitara el formato para generar una factura electrónica gratis. Cabe destacar que cada país tiene un organismo que rige las normativas para procesar y resguarda las facturas electrónicas, pues no se debe olvidar que son un documento legal.
- Se debe tener una firma electrónica debidamente registrada.
- Se pueden generar y firma tantas facturas como sea necesario, no tiene límite al respecto.
- Lo primero que debemos hacer en pinchar es la pestaña “Genera una factura”. Aparecerá
el formulario para introducir los datos necesarios en una factura:
- Datos de la factura: Número de factura – Número de serie – Fecha de emisión – Tipo de documento – Clase.
- Datos del emisor: Código de proveedor – Tipo de persona – Cif – Razón social – Dirección – País – Código postal – Persona de contacto – Email – Teléfono.
- Datos del receptor: Código de cliente – Tipo de persona – Cif – Razón social – Dirección – País – Código postal – Persona de contacto – Email – Teléfono
- Líneas de factura: N° de pedido – Código – Concepto – Cantidad – Unidad de medida – Precio unitario – Total – Impuesto – Recargo – Impuesto retenido – Importe bruto – Incluir descuento (motivo del descuento – porcentaje – costo) – Incluir cargo (motivo del descuento – porcentaje – costo).
Una vez rellenados todos los datos pulsar el botón de “Generar comprobante” o “sellar comprobante”. Recordar que para que la factura electrónica tenga carácter legal debe ser firmada de acuerdo a la política de firma electrónica.
Si se toma la opción Guardar comprobante, la factura se guardará por 72 horas en el sistema para su posterior sellado.
Si toma la opción Sellar comprobante, se procederá a aplicar el sello digital. Para aplicar el sello se debe volver a cargar la Fiel y Certificación de sello digital, más la contraseña.
Para culminar el proceso se puede guardar el archivo XML o ver la representación impresa de la factura para almacenarla como PDF.
