Las facturas automáticas en Excel son una buena opción para empresas, profesionales o cualquier persona que inicie su propio negocio. Existe la alternativa de hacer facturas con word de forma fácil. Utilizando las plantillas de Excel para realizar facturas en una forma fácil, sencilla y muy económica, solo tienes que seguir pequeños pasos.
¿Qué es una factura?
En este artículo hablamos de
Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio prestado, la cual tienen validez legal y fiscal. Una factura debe contener una serie de datos requeridos por la administración tributaria para que sea legal. La facturación entre autónomos tiene peculiaridades y debe de saber que se puede facturar sin ser autónomo.
Utilizando plantillas puedes realizar facturas con Excel
Cuando se decide ser autónomo se debe ser eficaz y proactivo para hacer facturas, pues a mayores facturas más ganancia y evolución del negocio.
Manos a la obra, lo primero que debes hacer es descargar una plantilla de facturas para Excel, generalmente el paquete de Office incluye una serie de archivos para plantillas de todo tipo de documento.
Una vez obtenida la plantilla que se ajusta a tus necesidades, se debe crear un libro nuevo para hacer facturas con Excel. Cuando hayas seleccionado tendrás un modelo de factura con unos datos a modo de ejemplo, lo que debes hacer es cambiar estos de acuerdo a los tuyos y los de tu cliente.
Pasos para hacer una factura automática en Excel
Cuando ya tenemos una hoja de Excel para hacer facturas automáticas en más rápido y sencillo, solo se debe seguir paso a paso los datos que van solicitando en la hoja. A continuación, se da un ejemplo de que datos pide la hoja de cálculos:
- Ya la hoja de Excel tiene prediseñado todos los datos de la empresa que la emite.
- Se selecciona un código de cliente en la lista deslizante de la celda Ejemplo (E4). Excel automáticamente rellena la información correspondiente al cliente.
- Selecciona el código del producto de la lista deslizante de la celda. Ejemplo (C15), y automáticamente Excel colocara los datos de la descripción del producto.
- Coloque manualmente la cantidad y el precio unitario.
- Automáticamente la hoja de cálculo Excel, realizar todos los cálculos correspondientes a monto total, base de la factura, IVA y neto a pagar.
- Si la factura requiere colocarle descuento especiales o recargos debe anotarlos en la casilla que corresponda y volver actualizar para que se recalcule nuevamente.
Datos que debe llevar una factura
- Número de la factura (de ser correlativo)
- Datos del comprador y vendedor (empresa o persona): Nombre – Dirección – Teléfono -Gmail.
- Número de registro fiscal: Comprador y vendedor
- Fecha de expedición.
- Fecha de operaciones: cuando esta no coincide con la de expedición.
- Descripción del bien o servicio
- Cantidad
- Precio por unidad
- Descuento o anticipo: solo si la compraventa lo tiene estipulado.
- Valor del impuesto
- Si la factura está exenta de impuesto
Ingresando correctamente cada uno de los datos que solicita la hoja de Excel automática se realizar una factura perfectamente, recuerda que la hoja realizaría todos los cálculos correspondientes a totales, impuestos y neto de factura.
Por ultimo les recordamos que emitir una factura tiene carácter obligatorio y se debe dejar constancia para poder comprobar la realización de la operación comercial.
