Sí quieres facturar a la administración pública no puedes hacerlo con una factura manual. Es decir, hacer una factura a un organismo público requiere emplear un formato electrónico.
Así ha sido establecido en la Orden HAP/1650/2015 por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. De hecho, en esta Orden también aparecen los requisitos de las facturas a organismos públicos.
¿En qué consiste una factura a un organismo público?
En este artículo hablamos de
En realidad la factura a la administración pública no es muy diferente a una factura ordinaria. Se trata básicamente de un documento donde se reflejan los costes de uno o múltiples servicios prestados a un profesional o empresa.
Por supuesto, dicha factura debe incluir los impuestos correspondientes. Y como se trata de una factura electrónica, es una versión digitalizada de la factura tradicional.
Incluso, la Ley establece que las facturas en formato electrónico sustituyen legalmente a las facturas de papel. Sin embargo, hay que tener en cuenta que para que la factura a un organismo público sea legal, debe incluir la firma electrónica.
Por lo tanto, en la actualidad empresas y profesionales están obligados a digitalizar facturas y emplear el formato electrónico. Esta también es la razón por la que muchos utilizan un software para facturar o un programa facturación online.
Lo importante en todo caso, es que las facturas electrónicas son totalmente legales.
En consecuencia son aceptadas por los organismos públicos. De hecho y como se mencionaba al inicio, está establecido por la Ley que ese debe ser el formato al facturar para este tipo de instituciones.
Requisitos para hacer una factura a un organismo público
Para que la factura a un organismo público sea válida, no solo debe ser una factura digital. Hay otros requisitos que se deben cumplir, incluyendo los siguientes:
- La factura debe cumplir con el esquema “XSD de Facturae”, así como el esquema de XSD de las extensiones que han sido aprobadas.
- Dicha factura también debe incluir la Política de firma en vigor y vinculada con el formato Facturae.
- Adicionalmente se debe respetar la numeración en las facturas.
- No deben duplicarse las facturas y se debe respetar el tipo de facturas rectificativas que son admisibles en el formato Facturae.
- En la factura igualmente se debe determinar si el emisor es una persona jurídica o una persona física.
- También se deben comprobar los datos proporcionados por el emisor.
- En cuanto a los importes, cuando una factura sea emitida en euros, el valor total será el siguiente: Importe bruto – Coste total de descuentos + Cargos.
- Los valores numéricos en las facturas deben ser con dos decimales y redondeados.
- La fecha de la factura debe incluir la fecha de inscripción en el registro administrativo.
- Esta fecha tiene que ser válida, anterior o igual a la fecha actual. Al mismo tiempo debe ser mayor o igual a la fecha en que se emitió la factura.
¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica ayuntamientos?
A diferencia de una factura manual, la factura electrónica para organismos públicos ofrece varias ventajas. Por ejemplo, existe un ahorro en costes significativo.
Además, también se reduce el tiempo de facturación. Al mismo tiempo se incrementa la seguridad al emitir las facturas. Como resultado se tiene una menor posibilidad de errores, fallos e incluso la falsificación.
Y no solo eso, las facturas electrónicas son más fáciles de gestionar y almacenar.
Pasos para hacer una factura a un organismo público
Una vez dicho la anterior, ahora veamos cómo hacer una factura a un organismo público.
Para ello debes realizar el siguiente procedimiento:
- La factura debe estar redactada utilizando un lenguaje informático.
- Dicha factura además debe incluir una firma electrónica.
- Asimismo debe incluirse el nombre del destinatario de la factura.
- Es necesario que se indique la oficina contable, el órgano gestor, así como la unidad tramitadora.
- Para obtener esta información hay que establecer contacto con el organismo público.
- Después de rellenar y firmar electrónicamente la factura, esta debe ser enviada a través de los canales de comunicación correspondientes.
- Hay un punto de entrada para facturas electrónicas en las Comunidades Autónomas, Estado y Entidades Locales.
- Básicamente funciona como una ventanilla electrónica para todas las facturas en formato electrónico que son emitidas a los organismos públicos.
Facturas con firma electrónica
Como hemos visto, uno de los requisitos para hacer una factura a la administración pública es la firma electrónica. Para cumplir con este requisito debe utilizarse un certificado electrónico con validez.
Ahora bien, firmar electrónicamente una factura no es algo complicado. De hecho, un programa de facturación gratis o una aplicación para crear facturas te indica cómo colocar la firma electrónica en una factura.
Lo más importante que debes saber es que la firma electrónica asegura la identidad de una persona. Al mismo tiempo también hace legal la firma en cada factura que se emite a la Administración Pública.
También puede darse el caso de que utilices un intermediario para la facturación electrónica. En otras palabras, que la factura la emita un tercero. Cuando esto sucede, entonces la firma electrónica en esa factura debe ser la de ese intermediario.
En cualquier caso, no debes olvidar que la facturación solamente estará completa cuando la factura digital sea enviada. Sin embargo, debe ser enviada mediante un punto general de entrada proporcionado por la FACe.
Desde esta plataforma podrás no solo remitir tus facturas electrónicas. También tendrás la oportunidad de consultar el estado actual del trámite de tus facturas. Incluso, de ser necesario, anular dichas facturas.
Aspectos a considerar
No obstante el requisito del formato electrónico, existen aspectos que se mantienen.
- Por ejemplo, el proveedor todavía debe conservar las copias de cada factura electrónica enviada al organismo público.
- También debe asegurarse de que la factura se mantenga legible para que sea consultada sin problemas en cualquier momento. Al tratarse de una factura electrónica no existe este problema.
- Por otra parte, las copias de la factura emitida deberás reflejar la autenticidad de dicha factura.
- No solo eso, también debe mostrar con claridad los datos del emisor.
- Por supuesto, quien emite la factura a un organismo público, debe asegurarse de que el contenido de la factura no sea alterado.
- Y no solo eso, también debe asegurarse de que la Agencia Tributaria acceda a esta información casi de inmediato.
