En esta ocasión te hablaremos sobre los requisitos para firmar electrónicamente una factura. Es decir, este es un tema que tiene que ver con digitalizar facturas y por supuesto con cómo hacer facturas digitales.
Recordemos que en la actualidad la Agencia Tributaria requiere que todas las facturas sean emitidas en dicho formato electrónico. En consecuencia, la generar factura electrónica, es necesaria la firma electrónica para darle validez al documento.
Factura certificado digital ¿En qué consiste?
En este artículo hablamos de
Cuando hablamos de las facturas con certificado digital, es importante aclarar que nos estamos refiriendo a las facturas en formato electrónico. En otras palabras, hacer una factura electrónica es lo mismo que hacer una factura en papel, solo que digitalmente.
En términos funcionales, una factura electrónica y una factura hecha a mano son equivalentes. Por lo tanto, al tratarse de la facturación electrónica, lo que se hace es simplemente transmitir las facturas o documentos análogos entre quien emite y quien recibe, todo ello a través de medios electrónicos.
Es decir, la transmisión se realiza por medio de ficheros informáticos y telemáticos, con la gran diferencia de que son firmados electrónicamente con certificados digitales reconocidos.
Condiciones para realizar facturas electrónicas
Por otra parte, hay ciertas condiciones que se deben cumplir para realizar facturas electrónicas. No debemos olvidar, que se trata de un documento electrónico que satisface los requisitos legales y reglamentarios que se exigen a todo tipo de facturas.
No solo eso, una factura electrónica también garantiza la autenticidad de su origen, así como la integridad de la información que contiene. En consecuencia, posibilita atribuir la factura al correspondiente tributario emisor.
Por lo tanto, si necesitas crear facturas digitales o en formato electrónico, debes considerar lo siguiente:
1. Para facturar electrónicamente requieres un formato electrónico de factura con mayor o menor complejidad. Dichos formatos electrónicos pueden ser: PDF, DOC, EDIFACT, XLS, XML, GIF, JPEG, HTML, TXT, entre otros más.
2. Adicionalmente también se requiere de una transmisión telemática. Es decir, la transmisión de la factura electrónica debe iniciar en un ordenador y ser recibida por otro ordenador.
3. Igualmente, el formato electrónico y la transmisión telemática, deben tener garantizada su integridad, así como su autenticidad, mediante lo que se conoce como firma electrónica reconocida.
¿Cuáles son los requisitos para firmar electrónicamente una factura?
No importa si tienes que hacer una factura de REB, o si necesitas hacer una factura fuera de la UE. En todos los casos, los requisitos de las facturas electrónicas son los mismos.
Además, siempre debes estar consciente de un punto muy importante. Es decir, para que una factura electrónica sea considerada con la misma validez que una factura en papel, se requiere del consentimiento de quien emite y quien recibe.
Pero más allá de que sea una factura en papel o una factura en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003, establece los siguientes campos como obligatorios en las facturas.
- El número de la factura que se emite.
- La fecha en la que se expide la factura.
- También debe incluir la Razón Social tanto del emisor, como del receptor.
- Además se requiere incluir el NIF del emisor y del receptor.
- Debe aparecer igualmente el domicilio de quien emite y quien recibe.
- La factura electrónica debe incluir una descripción detallada de todas las operaciones comerciales. Es decir, la base imponible.
- Junto con la cuota tributaria, también se debe especificar la fecha en la que se prestaron los servicios, en caso de que sea diferente a la fecha en que se expide la factura.
¿Qué requisitos deben cumplir emisor y receptor de la factura electrónica?
Tanto el receptor, como el emisor de la factura, deben cumplir determinados requisitos para realizar la facturación electrónica.
Por un lado, el emisor debe:
- Contar con el consentimiento previo del receptor de la factura electrónica.
- Además, el emisor debe garantizar la autenticidad de origen, es decir la identidad, así como la integridad de la factura.
- Lo anterior puede hacerlo a través de certificados digitales de pertenencia a empresa, así como mediante el certificado de persona jurídica.
- Igualmente, el emisor debe almacenar las facturas de forma digital, manteniendo su formato tal y como fueron enviadas. Esto incluye la factura y también la firma electrónica de dicha factura.
- Finalmente debe brindar al receptor de la factura, un programa o software que le permita validar la factura firmada.
En el caso del receptor, el simplemente debe:
- Contar con un programa o software adecuado para la validación de las facturas que reciba, dependiendo claro del formato en que hayan sido generadas.
- Del mismo modo que el emisor, el receptor también deberá almacenar las facturas que reciba en su formato digital, tanto la factura como la firma electrónica.
¿Por qué es importante la firma electrónica reconocida?
Básicamente porque para que la factura tenga la misma validez que una factura en papel, debe llevar una firma electrónica reconocida.
Pero firmar electrónicamente una factura también es importante por lo siguiente:
- Permite identificar a quien firma la factura.
- Además, contribuye a verificar la integridad del documento que se firma.
- No solo eso, la firma electrónica garantiza el no repudio en el origen. Es decir, que el emisor no pueda negar que envío la factura.
- Adicionalmente, permite la participación de un tercero de confianza.
Asimismo y como se mencionaba anteriormente, la firma electrónica tiene que ser equivalente a la firma manuscrita. En otras palabras, la firma electrónica debe adquirir el carácter de reconocida.
Y para ello se deben cumplir con dos requisitos imprescindibles:
- Primero, la firma debe estar basada en un certificado electrónico reconocido.
- Segundo, la firma electrónica también debe ser generada a partir de un dispositivo para la creación de firmas seguro.
Este último punto es muy importante ya que con el dispositivo de creación de firmas digitales, se garantiza que las claves sean secretas y únicas. Además, que la clave privada no pueda ser deducida de la clave pública ni viceversa.
En cualquier caso, ahora ya sabes que si vas a crear facturas electrónicas, siempre debes firmar electrónicamente.
Y en realidad no importa qué programa de facturación utilizas. Al digitalizar tus facturas, la clave está en cumplir todos los requisitos para firmar electrónicamente las facturas que emitas.
