Facturar sin ser autónomo es posible bajo determinadas circunstancias. Sin embargo, es fundamental que conozcas a detalle la facturación de autónomos para entender el procedimiento.
A menudo las altas cuotas que se deben pagar a la Seguridad Social, orilla a los emprendedores a tomar estas medidas. No obstante, hay que preguntarse cuándo es válido hacer facturas sin ser autónomo y cuándo se está incurriendo en una acción ilegal.
A continuación analizaremos todos los escenarios en los que es factible facturar sin ser autónomo y las posibles sanciones que se pueden aplicar si no lo haces correctamente.
El costo de facturar como autónomo
En este artículo hablamos de
El Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social, requiere como mínimo, 286.15€ para cotizar. Esto sin tener en cuenta el volumen de ingresos reales de cada emprendedor. Es decir, el beneficio neto.
Este aspecto en particular hace que muchos autónomos contemplen la posibilidad de facturar sin ser autónomos.
Antes de aventurarse en la creación de una factura paso a paso, es necesario tener en cuenta una serie de factores que no se pueden pasar por alto. Probablemente muchos se cuestionen si el costo de facturar como un autónomo es justificado o si en realidad no es conveniente seguir cotizando en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
¿En qué situaciones no es posible facturar sin ser autónomo?
Para saber si se debe o no facturar sin ser autónomo primero debemos comprender lo que estipula la ley.
En este sentido, el Estatuto del Trabajo Autónomo determina que toda persona física que lleva a cabo una actividad económica o profesional a título lucrativo, sea de manera personal, habitual, por cuenta propia, directa y fuera del ámbito de organización y dirección de otra persona, se le considera trabajador autónomo.
En consecuencia, en todos los casos en los que se cumplan con dichas condiciones, será indispensable darse de alta como autónomo en la Seguridad Social.
Como resultado, también será obligatorio adherirse al régimen correspondiente ante la Agencia Tributaria para poder hacer facturas como autónomo.
Además también hay que tener en cuenta que los autónomos deben darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Y esto lo deben hacer en un plazo no mayor a 60 días antes de comenzar con su actividad, lo cual por supuesto se establece al momento del alta ante la Agencia Tributaria.
¿Qué sucede si no se factura como autónomo?
Con frecuencia algunos emprendedores ciertamente dan de alta su actividad económica ante la Agencia Tributaria. Sin embargo, intentan retrasar el alta como trabajadores autónomos ante la Seguridad Social.
Su intención es retrasar el alta hasta que puedan tender una situación económica mucho más solvente que les permita afrontar el pago de la cuota que como autónomos les corresponde.
Aunque muchos puedan decir lo contrario, nada de lo anterior es posible. Evitar la Seguridad Social como autónomo es un grave error que no debe cometerse.
Para empezar, tanto la Agencia Tributaria como la Seguridad Social, son instituciones que tienen un canal de comunicación directo. En consecuencia, ambas instituciones conocen la situación de cada uno de los trabajadores autónomos.
Por lo tanto es prácticamente imposible que dicho proceder pase desapercibido por ambas instituciones. En otras palabras, si eres un autónomo y no facturas como tal, estarás incurriendo en un fraude laboral.
Significa que te verás obligado al alta inmediata en el sistema, así como al pago que corresponda por todas las cuotas atrasadas y a las que se les aplicará un recargo.
De hecho, este recargo está contemplado en la Ley 6/2017 de 24 de octubre de las Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo. Sus condiciones se establecen de la siguiente manera:
Si se trata de un pago voluntario
- El recargo es del 10% de la deuda. Esto es si se paga durante el primer mes natural siguiente a la fecha de vencimiento del plazo para el ingreso.
- Se aplica un recargo del 20%, en caso de que el pago se realice dentro del segundo mes natural.
Si es la Seguridad Social quien reclama el pago
- Entonces el recargo que se aplica es del 20%, siempre que se pague antes de que finalice el plazo establecido por la Seguridad Social.
- Además, el recargo puede ser del 35%, si se hace el pago después del plazo mencionado anteriormente.
Bajo qué situaciones es posible facturar sin ser autónomo
Básicamente existen dos requisitos para facturar sin ser autónomo, los cuales se deben cumplir bajo el criterio de la habitualidad. Estos son:
1. Que la actividad económica que realice el autónomo no sea de carácter habitual.
2. Que dicha actividad realizada por el autónomo no genere ingresos por encima de los 950€ mensuales brutos del salario mínimo durante todo el año.
Si no se cumplen estas condiciones, es imposible hacer facturas digitales o de otro tipo, sin ser autónomo. Y aunque ciertamente se tiene la posibilidad de optar por el camino no legal, en realidad no compensa y al final siempre existirá el riesgo de una sanción.
Por lo tanto, la recomendación es siempre facturar como autónomo, aunque eso signifique darse de alta en la Seguridad Social y cubrir las correspondientes cuotas.
Además debes tener en cuenta que la Agencia Tributaria en realidad no hace distinción entre alguien que imparte clases particulares un par de días a la semana, y alguien que trabaja 48 horas por semana en su negocio.
Lo que sucede es que si bien en el primer caso los ingresos son bastante menores, en realidad las dos actividades se llevan a cabo de manera continua en el tiempo, no obstante que no se desarrollen en el mismo período de tiempo.
Por otra parte, si se trata de la primera vez o de hecho desde hace dos años que no eres autónomo, existe la posibilidad de que te acojas a la tarifa plana de 60€ al mes durante un año.
Esto es a nivel nacional, sin embargo y en función de la Comunidad Autónoma en la que vivas, dicho período de tiempo se puede extender. En otras palabras, será más factible el pago de la cuota que corresponde a los autónomos.
Igualmente tienes la opción de compatibilizar el paro con tu actividad como autónomo. En ese caso podrías acogerte a las subvenciones públicas para mitigar un poco los costes iniciales de cotizar como autónomo.
¿Cómo hacer facturas sin ser autónomo?
Hacer facturas sin ser autónomo es un procedimiento similar a cuando tienes que hacer una factura de alquiler local, o cuando debes hacer una factura con IVA.
Además, desde el punto de vista legal no tienes opción alguna. Debes darte de alta en la Agencia Tributaria si quieres facturar sin ser autónomo. Para ello tienes que utilizar el modelo 036 y el modelo 037, los cuales no te generan ningún costo.
Una vez que te registras ante la Agencia Tributaria, puedes comenzar a digitalizar facturas. Esto requiere que utilices programas de facturación y contabilidad para autónomos gratis.
Adicionalmente también es necesario que declares los ingresos obtenidos por concepto del impuesto IVA. En este caso deberás usar el modelo 303, así como el IRPF, lo cual deberás hacer de forma trimestral aunado al resumen anual que corresponda.
Hablamos entonces de una factura IVA IRPF, que del mismo modo puedes crear con programas de facturación para autónomo. Es muy importante que no dejes de pagar los impuestos que te correspondan, ya que las empresas con las que realices negocios, declararán dichas operaciones.
Por lo tanto, si no realizas tu correspondiente declaración, la Agencia Tributaria se daría cuenta de inmediato y eso te generaría un problema.
Luego de realizar la facturación y cumplir todas las obligaciones fiscales que te corresponden y que se derivan de tu actividad económica por cuenta propia, pero sin carácter de habitualidad y siempre y cuando tus ingresos sean menores al salario mínimo, puedes proceder a darte de baja en la Agencia Tributaria.
Para ello tienes que utilizar los mismos modelos que usaste para darte de alta, es decir, el modelo 036 y el modelo 037.
Aspectos a considerar cuando se factura sin ser autónomo
Como se mencionaba anteriormente, hay ciertos riesgos de facturar sin ser autónomo, siendo el principal las potenciales multas y sanciones.
De hecho, si no cumples todos los requisitos para facturar sin hacer el pago de la cuota de autónomo correspondiente, dichas multas pueden llegar a ser incluso mucho más altas que el costo inicial por darte de alta.
Otros aspectos importantes a considerar son los siguientes:
¿Qué pasa si un autónomo tiene pérdidas? ¿Debe darse de alta?
- En realidad si, ya que aunque en tu actividad económica registres pérdidas, ante la Agencia Tributaria el autónomo debe darse de alta si la actividad es habitual.
- Si la agencia realiza una inspección y detecta que el autónomo realiza una actividad económica habitual, sin importar que tenga pérdidas, le obligara a darse de alta.
¿Se debe hacer una factura con retención de IRPF e IVA todos los clientes?
- En este caso no es obligatorio retener el IRPF, ya que este impuesto únicamente se agrega a la factura y se retiene en el momento en el que se presta el servicio al cliente.
- Además, si se emite una factura para un particular, únicamente se tiene que agregar el 21% de IVA.
¿Qué sucede si el autónomo ya trabaja por cuenta propia? ¿Debe darse de alta?
- Debe hacerlo solo en caso de que realice tu actividad económica de forma habitual fuera de dicho trabajo.
- En cualquier caso, el autónomo tendrá una reducción en el pago de la cuota, sobre todo porque al trabajar por cuenta propia ya estaría pagando la correspondiente cuota a la Seguridad Social.
Además, si durante un año el autónomo lleva a cabo una actividad económica con un mismo cliente, cuya operación tiene un valor superior a los 3.005€, es necesario que el autónomo lo informe a la Agencia Tributaria.
Esto es algo obligatorio y se debe realizar utilizando el modelo 347 de la Declaración de operaciones con terceras personas. No solo eso, si el autónomo se da de alta únicamente ante la Agencia Tributaria para facturar de forma ocasional, debe incluir el tipo de IVA correspondiente.
Adicionalmente, el autónomo debe ingresar a la Agencia Tributaria la cantidad que se factura de IVA, menos el IVA deducible que se puede desgravar.
Y si bien es cierto que muchas empresas no acostumbran solicitarlo, pero lo usual es que las empresas que subcontratan autónomos, están obligadas a solicitar el Certificado de Contratistas, así como el Certificado de Subcontratistas que emite la Agencia Tributaria.
El autónomo entonces debe darse de alta para conseguirlo, en este caso usando el modelo 036, además que también debe mantenerse al corriente de los pagos.
Es importante contar con dicho certificado ya que si el autónomo no cuenta con dicho documento, la empresa que lo subcontrate, podría negarse al pago de los servicios prestados.
Consejos al facturar sin ser autónomo
Ahora que ya conoces las condiciones en las que es posible facturar sin ser autónomo, así como las consecuencias que conlleva omitir las obligaciones, queremos compartirte un par de recomendaciones al hacer facturas.
En la actualidad la Agencia Tributaria requiere que todos los contribuyentes lleven a cabo facturas en formato digital. Por lo tanto, es fundamental utilizar un software de facturación para agilizar todo este proceso.
Actualmente hay programas para hacer facturas y presupuestos que están diseñados para automatizar el ingreso de toda la información requerida. Incluso puedes usar una aplicación para hacer facturas gratis Android.
En otras palabras, no hay necesidad de hacer una factura de forma manual. Todo el proceso también lo puedes hacer a través de Internet. Es decir, con un programa de facturación online.
No debes olvidar sin embargo, que incluso si utilizas el mejor programa de contabilidad y facturación, es fundamental que ingreses toda la información que debe incluir la factura.
Estos datos incluyen el nombre de quien emite, así como de quien recibe la factura. También debe especificarse el número de factura, así como describir a detalle el tipo de operaciones que se realizan.
Por supuesto debe desglosarse el tipo de impuesto para que la factura tenga validez. Además, si tienes alguna duda respecto a la facturación de autónomos, es importante que consultes con los expertos.
