Cómo hacer una factura bien

Si acabas de darte de alta como autónomo o has creado tu primera sociedad limitada necesitarás facturar y seguro que ya te has preguntado ¿Cómo hago una factura bien? Has llegado al sitio correcto, aquí vamos a darte las claves para que evites generar una factura falsa.

¿Qué es una factura y por qué la necesito?

Una factura es un documento mercantil en la que se refleja la compraventa de un servicio o de un bien. Es necesaria porque sin la creación de una factura no podría cobrarse la actividad a la que nos dediquemos. Se puede hacer una factura sin ser autónomo y te lo explicamos en esta página.

Para poder generar facturas debemos estar dados de alta como sujeto pasivo, o lo que es lo mismo como autónomo o como empresario. También se pueden generar facturas de anticipo.

Conceptos básicos antes de hacer una factura

Hacer una factura, una vez comprendidos todos los conceptos, resulta bastante sencillo así que, aquí van algunos conceptos que debes conocer antes de comenzar a hacer tu propia factura bien.

1. ¿Qué es el número de factura? Es la numeración correlativa a la factura anterior que utilizamos para marcar nuestra factura. Debe haber continuidad en la numeración para que Hacienda las acepte.
2. ¿Qué es la base imponible? Es el importe sobre el que vamos a aplicar los distintos impuestos. Para calcular los impuestos tenemos que multiplicar la base imponible por el tipo impositivo o tipo de gravamen.
3. ¿Qué es el tipo impositivo o tipo de gravamen? Es el tanto por ciento que se aplica a la base imponible para saber la cuota que debemos pagar a Hacienda. Queda representado en dos conceptos: retención  e IVA, éste último puede ser del 4%, 10% o 21%. Si eres autónomo y debes facturar con recargo de equivalencia a un minorista, debes añadir al tipo impositivo otro más del 0,5%, 1,4% y 5,2%.
4. ¿Qué tengo que saber sobre el IVA? El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es el porcentaje del impuesto que debe pagar el consumidor al Estado por la compra de un bien el uso de un servicio.
   Cuota IVA devengado/IVA repercutido: es el porcentaje del impuesto que paga el cliente cuando le facturamos. Los autónomos lo recaudan y se lo pagan a Hacienda cada tres meses a través del modelo 303 que puedes descargarte aquí.
   Cuota de IVA soportado: es el porcentaje del impuesto que un autónomo paga cuando recibe facturas de los proveedores. Puede ser deducible.
   IVA deducible: el IVA soportado suele ser deducible porque Hacienda considera que si el gasto que hacemos es para desarrollar nuestra actividad económica, no debe pagarlo el autónomo.
   Exención de IVA: si corresponde debes incluirlo en la factura. En ese caso el empresario o autónomo no necesitaría pagar el impuesto y el IVA soportado no sería deducible.
5. ¿Qué son las retenciones? Son anticipos que el profesional realiza a Hacienda en forma de IRPF (Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas). Hay dos tipos de IRPF: el general que es del 15% y el reducido que es del 7%. Ambos se aplican sobre la base imponible. La cuota tributaria es el importe que obtenemos al aplicar el tipo impositivo a la base imponible.
6. El sujeto pasivo, ¿quién es? La persona o empresa que por su condición de profesional o empresario emite o recibe facturas y está obligado a declarar sus impuestos.
7. Suplido y gasto reembolsable, ¿qué son? El suplido es un gasto que se incluye en la factura que un emite un tercero (el que presta un servicio determinado) a nombre de tu cliente. Para saber diferencia un gasto reembolsable de un suplido, tienes que saber que la factura irá a nombre de ese intermediario y no del cliente final. Un gasto reembolsable tiene la consideración de ingreso a efectos de IVA y de IRPF.
8. ¿Cuál es mi domicilio fiscal? Es el que debes incluir en tus facturas obligatoriamente y determinará la delegación tributaria a la que debes rendir cuentas como autónomo o empresario.
9. ¿Qué tipos de facturas existen? Existen cinco tipos de facturas:
   Ordinaria: Documento básico que justifica una compraventa o prestación de servicios.
   Electrónica: Factura ordinaria que se emite de forma digital.
   Rectificativa: Factura emitida para modificar algún dato respecto a la factura original.
   Recapitulativa: Factura en la que se incluyen todos los trabajos realizados para un mismo cliente en el mismo mes natural.
   Proforma: Es el documento que recoge una oferta a un cliente, lleva distinta numeración que la factura original y fiscalmente no tiene validez.

Cómo hacer una factura y qué incluir en ella

Hacer una factura bien es sencillo con estos conceptos anteriores claros. Son muchos los que ponen en manos de una asesoría fiscal este trabajo y otros muchos los que pagan por programas de facturación que facilitan bastante el trabajo, pero si eres de los que quieren hacerla en Word o en Excel, estos son los datos que debes incluir.

• Poner que es una factura. Es obvio, pero si no ponemos FACTURA, no tendrá validez.
• Datos de quien emite la factura: nombre y apellidos, domicilio fiscal, NIF (Número de Identificación Fiscal) o CIF (en inglés Cost, Insurance and Freight-Coste, Seguro y Flete en español). Añade si quieres un teléfono o un correo electrónico.
• Número de la factura: numero correlativo de la factura con respecto a la anterior. Hacienda no admite saltos en la facturación. Por ejemplo, podemos establecer la numeración por ejercicios fiscales, así en este año empezaríamos con la factura 0001/2018, seguido de la 0002/2018… y así hasta terminar el año fiscal.
• Fecha: Día, mes y año en el que se emite esa factura, guardando correlatividad con las anteriores. Por ejemplo, la factura 0001/2018 con fecha 01/01/2018 y la factura 0002/2018 con fecha 15/01/2018 estaría correcto.
• Datos del cliente: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF de la persona a la que se le emite esa factura.
• Concepto de facturación:describe el producto o servicio por el que nos van a pagar.
• Base imponible: total de la factura antes de impuestos.
• IRPF: la retención para aquellos profesionales autónomos que puede ser del 15% o del 7%.
• IVA: lo normal es que sea del 21% a no ser de que sea reducido (10%), super reducido (4%) o este exento. Aquí te dejamos el enlace directo a la Agencia Tributaria donde se explican los distintos tipos impositivos de cada uno de los productos o servicios.

• Importe a pagar: se calcula dependiendo de si tenemos añadido IRPF e IVA: Si tenemos ambos: restando de la base imponible el IRPF y sumándole el IVA. Si tenemos sólo IVA: sumamos a la base imponible el 21% de esa base imponible (10 o 4% si fuese otro IVA distinto).
• Procedimiento de pago: o cómo vas a cobrar esa factura. Lo normal es indicar un número de cuenta para recibir el pago mediante transferencia. Si prefieres otro método de pago (talón, metálico) debes indicarlo.

Si tienes dudas sobre cualquier tema de facturación, te dejamos un enlace directo al Reglamento que regula las obligaciones de la facturación.

¿Qué es una factura completa y una factura simplificada?

En la Agencia Tributaria nos pueden hablar de dos tipos de facturas, las completas y las simplificadas. Una factura completa es aquella que tiene todos los requisitos que os hemos contado anteriormente mientras que una factura simplificada no necesita contener toda esa información.

Te dejamos el enlace a los requisitos que exige la Agencia Tributaria para poder hacer un tipo u otro y conocer los pormenores de las mismas.

¿Cuándo debo generar una factura?

Si el cliente es un particular, la factura deberá generarse en el momento en el que realizas la transacción comercial. Por ejemplo, si eres pintor, al término del trabajo deberás generar la factura correspondiente. Si tienes una tienda de pinturas, al cliente le harás la factura al momento o una factura simplificada, conocida como Ticket.

Si el cliente es una empresa o un autónomo la factura podrá generarse como máximo a los 16 días de finalizar el trabajo y enviarse en un plazo máximo de un mes desde la fecha de expedición de la misma.

No olvides que si no generas esa factura no podrás cobrar el trabajo y legalmente la Agencia Tributaria puede pedirte las responsabilidades financieras que correspondan.

¿Qué diseño de facturas elijo?

En este apartado dependerá mucho el tipo de negocio o actividad que realices. Existen muchos tipos de facturas, desde las más simples que puedes hacer con Word o Excel hasta aquellas que puedes generar con un programa de facturación.

Existe un punto intermedio que es obtener plantillas de facturas que podemos usar gratuitamente en Word o Excel. Suelen ser muy sencillas pero quedan profesionales, te dejamos algunos ejemplos para descargar.

Plantillas gratuitas de facturas para Word y Excel. En la página de Microsoft vas a encontrar muchos tipos de plantillas, te dejamos el enlace directo a ellas.