Gracias a la era de la electrónica y la digitalización se ha reducido el uso de papel para compartir información y se ha optado por usar archivos digitalizados, de igual manera ha ocurrido con la emisión de facturas, desde hace unos cuantos años se ha optado por emplear facturas electrónicas en vez de impresas, si necesitas dejar a un lado el papel y optar por este método aquí te explicamos como hacer una factura digital.
¿Qué es una factura digital?
En este artículo hablamos de
Denominada también factura electrónica o telemática, este tipo de factura cumple la misma función que una factura impresa en papel, solo que esta se encuentra en un formato digital que permite su distribución a través de medios electrónicos. También se puede usar este formato para elaborar una factura fiscal.
El uso de este tipo de factura ha ido en aumento, no solo por la falicidad de transmisión y la reducción de consumo de papel, sino también porque desde comienzo del 2015 para trabajar como proveedor de la administración pública debe ser usada este tipo de factura de forma obligatoria.
¿La factura digital es legal?
Anteriormente para que este tipo de facturas fuera legal era necesario poseer una firma electrónica avanzada, la cual cuenta con un certificado reconocido. Sin embargo desde el 2013 fue aprobado un reglamento de facturación en la cual no es obligatorio contar con esta firma, aunque es recomendable poseerla.
Como ya mencioné no es obligatorio, pero esta debe cumplir ciertas características:
- Principalmente se debe contar con el consentimiento de ambas partes, tanto el facturador como el cliente debe estar de acuerdo en reflejar su transacción comercial es un documento digital.
- Este documento digital debe contener todos los datos obligatorios existentes en una factura impresa, para ello debes saber cómo hacer una factura.
¿Cómo hacer una factura electrónica gratuita?
Como ya mencionamos la factura digital contiene los mismos datos que una factura impresa, para crear una factura tienes diversos métodos electrónicos para su realización.
- Tu primera opción es usar los medios directos que ofrece tu computador, puedes trabajar en Microsoft Word usando la creación de tablas, sin embargo este método es muy engorroso y te va a tomar mucho tiempo.
En tu computador también puedes hacer tu factura usando Excel, esta hoja de datos cuenta ya con las tablas y simplemente tienes que cargar la información y hacer las modificaciones y configuraciones necesarias.
Sin embargo si quieres que sea aún más rápido esta herramienta te ofrece una serie de plantillas en la cual solo debes ingresar la información del facturador, cliente y productos y hacer unas pocas modificaciones de acuerdo a la compañía que representas.
- Si finalmente quieres que sea aun más sencillo puedes acceder a alguna de las plataformas y crear tu factura online, algunas páginas ofrecen este servicio de forma gratuita (también hay algunas pagas que ofrecen un servicio más completo) y simplemente debes rellenar la información necesaria y adicionalmente te permiten compartir dicha factura por correo electrónico e incluso almacenar en una nube.
- Una vez creada y almacenada, procedes a firmarla electrónicamente en caso de contar con este certificado digital. (los formatos que usualmente son usados para facturar digitalmente son PDF, XML y EDIFAC).
Emplear Facturas electrónicas genera muchas ventajas, la principal es el ahorro de costes, se emplea menor tiempo en gestionar la factura, reduce la posibilidad de falsificación, reduce los espacio de almacenamiento de documentos entre muchas otras ventajas. Además la factura electrónica en los ayuntamientos es igual de válida y ahorra trámites.
