Cómo hacer una factura de venta

Empezaste a trabajar de forma particular o iniciaste tu propio negocio y no sabes cómo hacer una factura de venta, aquí te explicaremos de forma sencilla todo lo que requieres saber para poder facturar y arrancar con buen pie tu negocio.

La factura de venta es un instrumento que sirve de registro tanto para el vendedor como para el comprador de la transacción realizada. Describe lo que se compró y por lo tanto se vendió, y el precio pagado. En este caso, el hecho descrito es la transacción de compra-venta. Es una factura que incluye el IVA.

¿Qué es una factura de venta?

Es un documento mercantil donde queda plasmada la información sobre la compra y venta de un producto, así mismos de detalla la información fiscal de aquel que está haciendo la venta y así mismo los datos de quien está adquiriendo el producto, estos documento posteriormente son utilizados para la declaración y pago de cuotas tributarias. Este tipo de factura es válida en formato digital.

¿Cómo hacer una factura de venta?

Una factura de venta al igual que todo tipo de factura requiere contener una serie de datos estipulados para que este documento sea válido y aceptado por hacienda y se puede facturar manualmente.

Ahora que estas al tanto de la información básica que debe contener tu factura es necesario que conozcas los tipos de facturas.

Formatos de factura de venta

 Antes de realizar tu factura determina qué tipo de facturas requieres:

• Factura Ordinaria: es el tipo de factura que se emplea mayormente, esta sirve como aval para confirmar la realización de una transacción comercial entre dos involucrados (quien ofrece un servicio o producto y quien lo adquiere y paga por ello).

Esta factura debe contener unos datos específicos (información fiscal del facturador y cliente, descripción del producto o servicio, entre otros), pincha el link anterior para conocer con detenimiento los datos faltantes.

• Factura simplificada: mejor conocida como ticket, ya es esta vino a remplazarla en el 2013 cuando entro en vigor el reglamento de facturación, a este tipo de documento no se le agregan los datos del cliente, solo en caso de que este lo solicite, adicionalmente en este tipo de factura no se realiza discriminación de IVA ya que este viene incluido en el monto total.

Este tipo de factura es admitida por la agencia tributaria, siempre y cuando cumpla con ciertos parámetros establecidos en el reglamento.

• Factura proforma: este tipo de factura cumple la función de presupuesto y no genera ningún valor adicional en los pagos tributarios, por ello es importante percatarse de no incluirlo con las facturas ordinarias.

Este formato no sirve como obligación o compromiso de pago ni mantenimiento de costos, simplemente es un medio para dar a conocer productos y servicios y los costos manejados hasta ese momento.

Contiene los mismos datos que una factura ordinaria pero su numeración es diferente, esto con el fin evitar confusiones, de igual forma en este documento se identifica que tipo de factura es.

• Factura rectificativa: estas facturas son emitidas con el fin de corregir una falla cometida en la factura ordinaria o cuando se realiza la devolución de un producto. Cuando se comete un error en la facturación ya sea en los datos o cantidades y cuentas, se debe hacer uso de esta factura. Este tipo de factura cuenta con su propia numeración.

Es importante mantener la factura original intacta y no intentar realizar alguna modificación sobre ella ya que esta sigue siendo válida.

Si la factura emitida contiene toda la información correcta, pasara a remplazar la factura ordinaria. Si solo se hace la modificación  del error cometido ambas facturas tienen válidas.

• factura recapitulativa: esta nos permite anexar en una sola factura, varias transacciones hechas con un mismo cliente en un mes. Tiene la misma valides que la factura ordinaria y debe cumplir con los mismos requisitos.
• Factura electrónica: es el mismo documento que una factura ordinaria, con la excepción que se encuentra en formato digital, este tipo de factura es la más usada hoy en día, es un método más sencillo y permite ahorrar tiempo, papel y costos.

Ahora que conoces los datos que debe contener tu factura y los tipos de factura existentes, debes determinar que tipo de factura vas a hacer y que método vas a emplear para su redacción.

• Puedes escribir tu factura a mano sigue leyendo y te decimos cómo.
• Puede usar los medios electrónicos, descubre cómo hacer una factura en Excel, manualmente o usar las plantillas que te ofrece para realizar un trabajo más rápido
• Otra opción muy válida es usando herramientas online generan el modelo que más gustes y puedes ingresar la información de forma rápida.
• Y finalmente si no quieres muchos quebraderos de cabeza tienes la opción de contratar un asesor.

Emitir una factura es una tarea obligatoria para los contribuyentes ps el realizar una actividad que genere ingresos y entregar facturas puede ocasionar sanciones.

¿Cómo hacer una factura de venta manual?

Si estas empezando como autónomo o empresario y no quieres equivocarte al emitir tu primera factura y no solo eso sino también has decidido recurrir a la facturación manual, aquí te explicaremos como realizar tu factura de forma manual.

¿Qué es una factura  de venta manual?

La factura de venta manual es una clase de factura en la cual la dosificación (también conocido como talonario) contiene una información específica impresa previamente. Para poder realizar este tipo de facturas se debe hacer la solicitud previamente  y ser llevada a las imprentas autorizadas por la administración tributaria.

Este tipo de facturas contienen un tipo de plantilla impresa y posteriormente será rellenada a mano por el facturador al momento de realizar una transacción y prestar un servicio.

También existe otra modalidad de facturación manual, esta consiste en la creación de nuestra factura, realizándola a mano en su totalidad empleando lápiz de tinta.

¿Las facturas manuales son legales?

La respuesta es sí, puedes manejar tu facturación por medio de lápiz y papel, siempre esta cumpla con los datos mínimos exigidos en la reglamentación.

¿Cómo hacer una factura de ventas manual?

Sin importar la opción a la que optes realizar la labor a mano o mandar a realizar un talonario.

Esta factura debe contener en el encabezado los siguientes datos del emisor:

• El numero de factura lo ideal es que comiences por el 0001 y arranque de forma consecutiva
• La información pertinente del contribuyente (Nombre y apellido o Razón social, Domicilio fiscal del facturador, identificación fiscal (NIF) o el Coste, seguro y flete (CIF), estado como contribuyente, Fecha de emisión: Día, mes y año en el que se emite esa factura. 

A partir de este punto si solicitaste  un talonario en una imprentan despreocúpate que en ella viene los ítems y espacios para rellenar con los datos del cliente y el producto; por otro lado deseas realizarlo a mano, escribiendo los ítems que se mencionaran a continuación, si quieres más información sobre el tema ingresa a cómo hacer una factura a mano.

Datos del cliente para hacer una factura manual:

• Nombre o Razón Social, Número de identificación: ingresar los números fiscales, Domicilio fiscal

Datos del producto en la factura de venta manual:

• Concepto o descripción del producto.
• Base imponible: es el monto a cancelar antes de calcular los impuestos.
• Determinar el tipo impositivo de IVA, su porcentaje varia si es normal, reducido o super reducido.
• El IRPF, esto en caso de que proceda.
• Total a pagar, este se calcula la base imponible y sumándole el porcentaje de IVA de dicha base y restando el IRPF en caso de ser necesario.
• Forma de pago: cómo se va a cobrar el monto de la factura y las modalidades disponibles.

Sin importar la opción que tomaste (imprimir talonario, realizar facturas de forma manual) debes asegurarte de no cometer ningún tipo de errores, tachaduras o enmendaduras, esto conlleva a la realización de facturas rectificativas.

¿Se debe mantener el sistema de facturación manual?

Aunque son muchos los que aun emplean este método de facturación manual cada días son más aquellos que usan los medios digitalizados para la emisión de factura, esto se debe a los grandes beneficios que aportan las facturas electrónicas y no es de extrañar que en cualquier momento sea eliminada o unos pocos puedan facturar manualmente.

Para aquellos que están comenzando como autónomo y optaron por facturar de forma manual, les recomiendo que al tener la menor oportunidad se adhiera a la facturación electrónica, este es una práctica que aporta grandes beneficios.

¿Cambiar a la Facturación electrónica?

Aunque algunos afirmen recurrir a la facturación manual para evitar la pérdida de documentos la realidad es que la factura en papel corre mayores riesgos que la factura electrónica, ya que este es vulnerable a los agentes externos.

Si bien antes era posible perder la información en nuestro computador, ahora podemos almacenar estos archivos en la web de modo tal que aunque se pierda el CPU podamos acceder a ellos desde cualquier punto, así que los riesgos de perdida son nulos

Ventajas de la factura electrónica Ahorras tiempo al facturar, ahorras dinero de gastos en papel, puedes compartir de forma instantánea la factura con tu cliente. Existen menos riesgos de falsificación, si estas interesado puedes aprender cómo hacer una factura electrónica.