Cuando se trata de la organización diaria de una empresa, es clave trabajar la optimización de los recursos, tanto los materiales como los humanos. Entre otras cosas, apostando por un programa para la gestión global de tu empresa que nos permita ser más productivos y no “perder” tiempo en tareas que por ejemplo se pueden automatizar.
Como decimos, una de las mejores opciones en este sentido es un programa de gestión de empresa que unifique en un solo espacio las principales herramientas que usa una pequeña o mediana compañía para gestionar su facturación: contabilidad, fiscalidad o gestión laboral. Se trata de aunar en uno solo lo que de otro modo serían cuatro programas independientes. Para, por ejemplo, hacer las facturas del mes, controlar el stock del ecommerce o elaborar las nóminas del personal.
¿Por qué trabajar en la nube?
En este artículo hablamos de
Hace años que el cloud computing (trabajar en la nube) se imponía como una de las formas más efectivas de trabajo a implantar en las empresas. Una forma de organización cada vez más conocida y usada de la que se valen los programas de gestión de empresas más utilizados.
Los beneficios del cloud computing
La principal ventaja de trabajar en la nube es poder acceder de forma inmediata y remota a todos nuestros datos y usar cualquier herramienta de trabajo desde cualquier lugar con acceso a Internet. Algo que aporta flexibilidad al trabajo y que refuerza la seguridad, algo básico en el día a día de las empresas. De hecho, para evitar el acceso a los datos confidenciales almacenados por parte de otros usuarios o hackers se pueden proteger mediante claves.
Cuando hablamos del almacenamiento referido al cloud computing nos referimos al cloud storage. En la nube se pueden almacenar grandes cantidades de información sin necesidad de ocupar espacio en los dispositivos informáticos. Dicho de otro modo, almacenar archivos en la nube permite optimizar la memoria en los ordenadores o en los teléfonos móviles.
Tipos de cloud computing
- Software como servicio
Se trata de acceder a todas las aplicaciones ofrecidas por las empresas a través de los proveedores de servicio de Internet.
- Infraestructura como servicio
Proporciona al consumidor tanto Sistemas Operativos como otros servicios asociados sin la necesidad de descargas o instalación en sus equipos.
- Plataforma como servicio
Se usan equipos de terceros para acceder y realizar todas las operaciones. Hablamos tanto de hardware como de un software de gestión empresarial o de otro tipo, de almacenamiento e incluso de servidores.
Un sistema multiusuario
Lógicamente, la forma de trabajar en la nube dependerá de los recursos e infraestructura de cada compañía. Si se quiere trabajar en la nube, hay que tener en cuenta dos aspectos: estabilidad y personalización. Por lo general, las estructuras del cloud computing están basadas en un sistema multiusuario. Es decir, todos usan el mismo tipo de aplicación y seguridad, pero personalizando el sistema de gestión empresarial alojado en la nube.
Trabajar en la nube también permite la sincronización y facilita el trabajo remoto al poder deslocalizar la empresa y los equipos de trabajo. En estos contextos, la nube es el nexo de unión. Otra gran ventaja es el acceso rápido e intuitivo a la información, respetando los máximos estándares de seguridad.
En el caso de soluciones como las que nos ofrece DELSOL, programa para la gestión global de tu empresa, las actualizaciones de software y de seguridad son inmediatas, por lo que no hace falta personal especializado para acometer la tarea.
Este tipo de programas también cubren las necesidades que puedan tener las empresas en cuanto a escalabilidad. Es decir, no habrá problema si una PYME o una empresa más grande crece en tamaño y personal. El CRM en la nube se adaptará a esta nueva realidad.
Una apuesta firme por la seguridad
No hay que olvidar que el cloud computing aporta muchas ventajas en términos de seguridad. La primera es la de alojar los datos y archivos en la nube impidiendo que se pierdan. Permite además hacer una copia de seguridad, cumpliendo en todo momento con la Ley de Protección de Datos.
Teniendo en cuenta que la prevención es esencial para evitar problemas de seguridad, las empresas que ofrecen programas de gestión de empresas gratis han de facilitar al usuario el control y la gestión de sus datos de forma segura. No solo eso, sino también incluir barreras frente a posibles amenazas a la seguridad.
Si la nube ya está presente en muchos ámbitos de nuestra vida, si nos permite ya hacer gestiones bancarias o acceder al mail, es lógico que haya dado el salto también a los programas de gestión empresarial. Alojando los datos en la nube, las empresas hacen accesible la información a todos sus centros de trabajo, colaboradores o franquiciados. Estos pueden usar esta plataforma virtual para descargar y transferir datos simultáneamente en poco tiempo.
Eso sí, a la hora de elegir el alojamiento hay que tener en cuenta el número de usuarios que van a acceder al programa, el número de empresas y el espacio que se quiere contratar para los datos.
Obviamente, cualquier software de gestión empresarial ha de adaptarse a la legislación vigente y actualizarse ante eventuales cambios legislativos por ejemplo a la hora de que las empresas asuman sus obligaciones fiscales.
Estos programas suelen utilizar una tecnología híbrida, es decir, sumar en un solo programa la flexibilidad de trabajar con las mejores prestaciones de los programas en local y permitir al usuario disponer de la información en la nube. Además, incluyen por regla general un enlace con Office y con los gestores de correo. Por otro lado, si la empresa que quiere apostar por este sistema de gestión empresarial en la nubetiene un ecommerce puede integrarlo automáticamente con la tienda virtual para, por ejemplo, facilitar la publicación del catálogo de productos. Una forma de elegir la tarifa que se quiere mostrar, las formas de pago o las imágenes. Los pedidos quedarán registrados en el programa y desde ahí se podrán generar las facturas, realizar los envíos o gestionar los cobros.
