Las circunstancias mandan y, lo que antes era una opción para algunas empresas, hoy se convierte en casi una obligación para poder seguir produciendo al mismo nivel que antes que nos golpease la pandemia de COVID-19. La distancia social se impone en nuestro día a día y, por extensión, también en el mundo empresarial. En este nuevo escenario, es comprensible que esté aumentando la demanda de programas de facturación y contabilidad en la nube. Herramientas informáticas que permitan a las empresas aumentar su rendimiento y optimizar el tiempo y los recursos de los que disponen.
Una función imprescindible en las empresas
En este artículo hablamos de
No hay que olvidar que la falta de seguimiento y control de la contabilidad de una empresa puede acarrear sanciones por parte de la Agencia Tributaria. Hay que anotar cada gasto y cada ingreso, pero hacerlo de forma manual hace años que dejó de ser operativo. Hace tiempo que contar con un software de contabilidad se ha convertido en algo imprescindible para las empresas. Ahora se da un paso más en este sentido y estos programas informáticos dan el salto a la nube. El cloud computing y los programas de contabilidad en la nube no aportan hoy más que ventajas a las empresas.
En los últimos tiempos, los grandes avances que se han visto en los sistemas cloud en materia de seguridad y mejora de la productividad han hecho que muchas empresas opten por un software de contabilidad y facturación en la nube. Que lo vean como la manera definitiva de evitar las restricciones de movilidad y accesibilidad que representaban los programas de contabilidad tradicionales.
Los softwares financieros en la nube nos permiten almacenar, acceder y gestionar aplicaciones a través de Internet, sin necesidad de usar un hard drive instalado en el ordenador o un servidor local. Estos programas contables en la nube representan una auténtica revolución gracias a su versatilidad e incuestionables beneficios.
Beneficios de un software contable y de facturación en la nube
Mayor accesibilidad
Nos da accesoa toda la información financiera de la empresa desde cualquier lugar y dispositivo, sin los límites físicos que puede representar una oficina y sin tener que estar conectados en remoto.
Seguridad
Los avances en los sistemas de seguridad en la nube son notorios. Por ejemplo, si fallan los servidores locales podremos seguir trabajando. Además, el proveedor del programa de contabilidad en la nube gratis se encargará de hacer copias de seguridad periódicas.
Actualizaciones
Los sistemas en la nube se mantienen actualizados constantemente, de forma simultánea para todas las soluciones que se ponen a disposición del usuario.
Facilidad de implantación
Los softwares en la nube reducen los tiempos de instalación y abaratan los costes asociados. Además, nos ofrecen una mayor compatibilidad con el resto de sistemas que ya puede haber instalados en las organizaciones.
Reducción de gastos de instalación y mantenimiento
Los gastos iniciales de un software de contabilidad en la nube son más bajos que en el caso de otro tipo de programas. Además, es el proveedor quien se encarga de la mayor parte de la instalación y mantenimiento.
Agilizar y mejorar la toma de decisiones
Los programas de facturación y contabilidad en la nube permiten personalizar y visualizar los principales indicadores de rendimiento de una empresa en tiempo real a través de distintos dispositivos móviles.
Además, estos softwares contables incorporan funcionalidades para adaptarse a eventuales cambios normativos. Automatizar este tipo de tareas y además hacerlo aprovechando las funcionalidades del cloud computing redunda en una notable reducción de los errores. Estos programas usan workflows que, sumados a la automatización de acciones, resulta en una reducción de errores humanos en el área contable.
Un software de contabilidad en la nube se puede convertir también en un interesante espacio colaborativo virtual. Es decir, se puede aprovechar para reforzar la interacción entre el cliente y la empresa compartiendo por ejemplo procesos y flujos de trabajo. Facilitando la resolución de problemas y el intercambio seguro de información.
Unificar todos los procesos en una misma plataforma
Son este tipo de programas en la nube se pueden gestionar las ventas, compras, cobros, pagos, inventarios u obligaciones fiscales desde una única plataforma.
Estos programas permiten crear las facturas automáticamente mediante plantillas. Se pueden incluso programar y hacer un seguimiento de cuáles han sido pagadas y cuáles no. Con los procesos de facturación tradicionales todo es muy manual y es fácil cometer errores. Además, llevar la contabilidad de este modo es una tarea que requiere mucho tiempo.
Con un programa de facturación online todo se agiliza. De hecho, se pueden enviar las facturas inmediatamente se esté donde se esté. No solo eso, sino que se pueden programar las facturas. Si hay que enviar facturas recurrentes, se pueden programar y enviar cuándo y cómo el usuario decida.
Por eso, se obtiene algo tan valioso como un mayor control de la información en tiempo real desde la propia plataforma. También se puede consultar el estado de cada factura, saber si el cliente la ha recibido, si la ha pagado o si la ha devuelto.
Por descontando, cuando la factura esté cobrada, se sumará el ingreso y la repercusión del IVA o el IRPF. Aparte de eso, estos programas de contabilidad en la nube gratis permiten obtener informes actualizados y periódicos.
Una ventaja desde el punto de vista medioambiental
Aparte de los beneficios para la propia empresa, el cloud computing aplicado a las tareas de contabilidad redunda en un importante ahorro de papel y tinta. Beneficios para el medio ambiente que también hay que tener en cuenta.
Para los clientes también es una opción muy cómoda ya que recibirán las facturas directamente en sus correos y les será mucho más fácil almacenar esta información. Además, se pueden enviar recordatorios y ofrecerles diferentes sistemas de pago como transferencia bancaria o Paypal.
Datos bancarios que los clientes podrán facilitar con toda confianza. No en vano, que los programas de facturación online funcionen en el entorno de la nube implica que la información se almacene con total seguridad al utilizar un sistema de encriptado similar al de los bancos.
