coŐĀmo hacer una factura en excel

Hacer una factura es condici√≥n indispensable para que aut√≥nomos y Peque√Īas y Medianas Empresas (PYMES) puedan cobrar sus trabajos. En esta web te ense√Īamos a hacer una factura bien. Esta tarea puede resultar sencilla y r√°pida si conocemos los programas que nos pueden facilitar la labor, en este caso el Excel.

Si no podemos permitirnos tener un programa de facturación, podemos valernos de herramientas gratuitas que tenemos en nuestro ordenador y que permiten la creación de factura. Hoy vamos a explicaros cómo hacer una factura en Excel fácilmente. Incluso si necesitas hacer una factura fiscal.

como hacer una plantilla de factura en excel

Puede hacer f√°cilmente sus facturas con la hoja de c√°lculo de Excel, no necesita otros programas caros o dif√≠ciles de manejar para crear unas cuantas facturas al mes. Tambi√©n es √ļtil si necesitas hacer una factura proforma.

¬ŅQu√© es el programa Excel y c√≥mo hacer plantillas de facturas?

Es posible que no hayas utilizado Excel nunca pese a que forma parte del paquete Office (donde se incluye Word, PowerPoint, Access, Outlook…) que tienes instalado en tu ordenador pero desde hoy va a ser el mejor aliado para organizar la facturación de nuestro negocio.

como hacer una factura en excel 2007 paso a paso

El Excel es un  programa que permite crear hojas de c√°lculo que nos ayudar√°n a desarrollar trabajos de contabilidad y finanzas, vas a encontrar Excel en la carpeta donde tengas instalado el Office y lo reconocer√°s porque tiene como icono una X de color verde. Con estas primeras nociones, arranquemos a crear nuestra primera factura.

¬ŅC√≥mo creo una factura usando Excel?

Si tienes un negocio en el que emites un peque√Īo n√ļmero de facturas mensuales, te recomendamos que utilices Excel o Word para crearlas ya que invertir en un programa de contabilidad, adem√°s del coste que tiene, se hace totalmente innecesario. Muy distinto ser√≠a si tu facturaci√≥n fuese muy voluminosa, entonces s√≠ que convendr√≠a tener este tipo de programas contables que nos automatizan mucho el trabajo.

plantilla factura excel gratis

Para crear una factura usando Excel existen tres posibles:

  1. Usar una plantilla (recomendado).
  2. Crearla t√ļ mismo con las caracter√≠sticas que desees (laboriosa).
  3. Usando el apartado combinar correspondencia de Word que nos enlaza con los datos de facturaci√≥n de Excel (√ļtil pero compleja).

De las tres que hemos visto, hoy vamos a utilizar la que es m√°s r√°pida y sencilla: usar una plantilla de Excel para crear una factura. Con esto nos aseguramos que no falten campos y que tengamos los datos b√°sicos para que nuestra factura sea v√°lida.

plantilla factura excel

Así se crea una factura usando una plantilla de Excel

  1. Abre un documento (hoja/libro) de Excel.
  2. Elige en Archivo-Nuevo y te saldr√°n varias plantillas que puedes seleccionar. Elige que la necesites y mejor se adapte a lo que quieres hacer. Si no encuentras la que necesitas, pincha en este enlace y accede a plantillas de facturas gratuitas para Excel.
  3. Una vez seleccionada la plantilla de facturaci√≥n de Excel que se adapta a nuestro negocio, comenzaremos a rellenar los campos que se nos piden: logotipo (si es que hubiese); nombre de la compa√Ī√≠a y datos como domicilio fiscal, tel√©fono‚Ķ; n√ļmero de factura y fecha de emisi√≥n; identificaci√≥n o datos del cliente y nuestros; raz√≥n de la facturaci√≥n; descripci√≥n del servicio o producto, cantidad, precio e importe; tipo impositivo (revisa bien el IVA/IRPS que incluyes ya que esta hoja sumar√° autom√°ticamente lo que metas en la casilla de importe y aplicar√° el impuesto que le indiques); y dem√°s datos.
  4. Ten cuidado de no borrar las fórmulas que aparecen en ciertas casillas de la factura. Las encontrarás en la parte superior del documento en un cuadro con el símbolo fx. Si lo haces tendrás que meterlas a mano y si no conoces las fórmulas de Excel, puedes cometer errores.
  5. Comprueba, calculadora en mano, que esa primera factura, que servir√° de base para las siguientes, realiza correctamente la suma.
  6. Si est√° todo correcto haz click en Archivo y aqu√≠ en Guardar. Recuerda que siempre debes cambiar la fecha y el n√ļmero de factura y que deben ser correlativos.
  7. Si vas a enviar la factura por correo electrónico, recuerda que deberás guardarla en formato PDF.

¬ŅC√≥mo hacer facturas en Excel en MAC?

Siendo sinceros, no existen grandes diferencias entre la creación de facturas usando Excel en un PC o en un MAC. AL final muchos usuarios de MAC optan por instalar el paquete Office ya que Excel y Word son más completos para ciertas operaciones, como facturar, que MAC.

modelo factura excel autonomo

Si bien es cierto que MAC viene con dos programas PAGES (parecido a Word con plantillas que tendr√°s que editar como hemos explicado anteriormente) y NUMBER (parecido a una hoja de c√°lculo de Excel y que igualmente podremos modificar con los datos de nuestra empresa, clientes y dem√°s).

¬ŅQu√© tipos de modelos de facturas hay en Excel?

Existen muchas plantillas de facturas de Excel que podemos descargar y muchas p√°ginas en las que se ofrecen las mismas de forma gratuita. Existen desde plantillas muy sencillas hasta aquellas que son m√°s sofisticadas y personalizadas, ambas nos van a hacer el mismo servicio, del usuario depender√° elegir una u otra.

modelo factura excel

Además hay plantillas gratuitas de facturas en excel, la inmensa mayoría, y algunas de pago que vienen en paquetes de varias y puede merecer la pena hacer la inversión.

Cómo hacer una factura en excel paso a paso

Excel es una excelente herramienta que integran muchos recursos para distintos sectores laborares, en el se pueden configurar una gran variedad de bases de datos y se pueden dise√Īar programas que realicen nuestros c√°lculos de forma autom√°tica al momento de ingresar informaci√≥n.

plantilla factura en excel

Adicionalmente trae consigo una serie de plantillas de facturas predise√Īadas en excel que podemos emplear en diversas √°reas, una de ellas es la facturaci√≥n. Excel cuenta con diversas plantillas que puedes modificar de acuerdo a tu empresa y a tu gusto y aqu√≠ te mostraremos como hacer una factura en excel paso a paso.

Paso 1: Acceder al entorno de Excel

Yo dispongo de la versi√≥n de Microsoft Office 2010, pero sin importar si cuentas con la misma versi√≥n ¬°perfecto!, en caso contrario si cuentas con una versi√≥n superior, son pocas las modificaciones en este aspecto y  el m√©todo para acceder es el mismo, as√≠ que ingresa en tu men√ļ, busca la carpeta de office e ingresa al icono de Excel.

como hacer una plantilla de factura en excel

Paso 2: Busca las plantillas disponibles de factura

Una vez que ingreses debe aparecer autom√°ticamente la ventana en cual seleccionas si quieres tu hoja en blanco o quieres usar alguna plantilla predise√Īada, si esto no sucede, entonces selecciona el icono del men√ļ ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla y selecciona la pesta√Īa de nuevo, en este momento aparecer√° la ventana antes mencionada.

modelo factura autonomo irpf excel

Puedes buscar en el listado ubicado a la izquierda de la ventana la palabra ‚Äúfacturas‚ÄĚ o puedes filtrarlo directamente escribiendo la palabra ‚Äúfacturas‚ÄĚ (sin comillas) en la barra de b√ļsqueda. Aqu√≠ se desplegara las plantillas de facturas disponibles para tu versi√≥n de Excel.

Paso 3: Escoge el dise√Īo de factura que este m√°s acorde con las necesidades de tu negocio

Esta herramienta te mostrara  diferentes tipos de factura, identificando cada una de ellas, selecciona aquella que  este acorde con las necesidades y caracter√≠sticas de tu negocio. Haz clic sobre el dise√Īo que seleccionaste y posteriormente haz clic en la opci√≥n ‚ÄúCrear‚ÄĚ.

Paso 4: Editar la información de la plantilla

Despu√©s de seleccionar la opci√≥n ‚Äúcrear‚ÄĚ en tu hoja se desplegar√° el formato seleccionado, en este se encuentra todos los datos que debes ingresar sobre tu negocio. Ubica en la parte inferior de la hoja la opci√≥n ‚Äúconfiguraci√≥n de empresa‚ÄĚ aqu√≠ deber√°s agregar todos los datos concernientes a tu negocio, estos autom√°ticamente se ver√°n reflejado en la factura.

plantilla factura excel autonomo

Paso 5: Ingresar el logotipo de la empresa

Para agregar el logotipo de tu empresa ub√≠cate en el espacio dise√Īado para √©l y haz  clic derecho sobre la opci√≥n ‚Äúreemplazar con logotipo‚ÄĚ, posteriormente selecciona la pesta√Īa ‚Äúremplazar imagen‚ÄĚ. Se abrir√° la venta que te permitir√° acceder a los archivos de la computadora, ubica la imagen donde la tengas almacenada, selecciona y listo.

Paso 6: Cambia el formato de la moneda

La plantilla de factura en excel viene seleccionada autom√°ticamente la opci√≥n de Euros, si es la moneda que manejas no es necesario que realices ning√ļn cambio, en caso contrario ub√≠cate en el grupo ‚ÄúN√ļmero‚ÄĚ, ubicada en la cuarta secci√≥n del bloque ‚ÄúInicio‚ÄĚ de la barra de tareas.

Selecciona el icono de monedas, haz clic en la pesta√Īa m√°s formatos de contabilidad, en la barra de ‚ÄúS√≠mbolo‚ÄĚ ubica la moneda correspondiente a tu pa√≠s o aquella con la que estas comercializando. Para que estos cambios se apliquen debes ubicarte o seleccionar cada celda donde requieras realizar la modificaci√≥n.

Para realizar las modificaciones restantes de la factura en excel (información del cliente, producto o servicios prestados, costos, etc.) solo debes ubicarte en cada celda y guardar los cambios realizados.

plantilla de factura simple con excel

Nota: si deseas tener una copia de cada una de las facturas que vayas a realizar, te aconsejo que una vez guardado el formato, realices una copia del mismo y lo identifique de modo que sepas que es la plantilla de factura en excel original, luego cuando requieras crear nuevas facturas usas la plantilla, le das clic a la opci√≥n del men√ļ principal ‚ÄúGuardar como‚ÄĚ y la guardas con su nombre o numeraci√≥n respectiva.

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